רכש כמקדם חוסן עסקי

חברות מתמודדות עם לחץ רב יותר מתמיד לספק חסכונות, וכאן ההזדמנות הגדולה של צוותי הרכש להביא ערך גדול לא רק בהוזלות בטווח קצר אלא בשיפור רווחיות ומבנה העלויות לטווח הארוך.

 

שחיקת מחירים בשוקים היא תהליך מתמשך שמכרסם בריווחי חברות. זה נכון במיוחד בחברות טכנולוגיה ובתעשיות מתקדמות (כגון מוליכים למחצה), שחוו בשנים האחרונות שחיקת מחירים של 5 עד 20 אחוזים בשנה. תוסיפו לזה את הזעזועים הנובעים ממגיפה ומתיחות סחר בינלאומית ואת הדגש של חברות בצורך בנזילות – והנה לכם לחץ שחייב למצוא פורקן.

 

כאן הרכש נכנס לתמונה ובגדול!

 

כדי להביא ערך גדול, ארגוני רכש חייבים להקדיש זמן ומשאבים כדי לקדם שיפורים תפעוליים ותוכניות אסטרטגיות ארוכות טווח. הסכנה של גופי הרכש היא בד"כ המיקוד בפעילויות קצרות טווח, תפעוליות טקטיות ושופטות על חשבון קידום יוזמות אסטרטגיות ארוכות טווח – כמו בניית יכולות, דיגיטציה ובדיקת החוסן של בסיס הספקים ותפקודו, אל מול דרישות הארגון המתפתחות.

התשואות מיוזמות ארוכות טווח של הרכש הן משמעותיות ויכולות לשנות את ביצועי החברה. לדוגמא, מחקרי של חברת מקנזי מצא מתאם של 99 אחוזים בין השקעת זמן ומשאבים בבניית יכולות להשגת תוצאות טובות יותר ברכש. 

פונקציות הרכש ברבעון העליון, להם יש שיטות ותוכניות רכש מתקדמות, מייצרות כפליים מהחיסכון השנתי של אלה שנמצאים ברבעון הנמוך ביותר, ומאפשרות להם לשפר את ביצועי הרווחים (מוצג).

המשמעות של הצלחה היא אפוא לנקוט בגישה הוליסטית המאזנת בין פעילויות קצרות טווח אל מול מיקוד האנרגיה ביוזמות ארוכות טווח הבונות חוסן. השגת התמהיל הנכון בין לטווח הקצר לטווח הארוך אינה רק עניין של נקיטת פעולות, אלא חזרה אחורה ואימוץ נקודת מבט שונה על תפקידו ותרומתו של הרכש לעסק, הרבה מעבר לתהליכי ה P2P של הוצאת הזמנות ותזמון סחורות.

 

לתפוס את כל הדגים – catch all the fish

 

בעוד יש נטייה לארגוני רכש לטפל בכמה קטגוריות בכל פעם, גישה זו מביאה לשיפור איטי ומצטבר ביחס להזדמנות בקנה מידה מלא. כדי להאיץ את ההשפעה, רכש יכול לנקוט בגישה בקנה מידה מלא כדי לייצר חיסכון בכל הקטגוריות בפרק זמן קצר יותר.

גישה בקנה מידה מלא מסייעת לחברות לעלות לרבעון הראשון מבחינת חיסכון שהושג בשנה. התגמולים הכספיים הם משמעותיים: המבחן של מקנזי מצא כי מעבר מאמצע הרבעון העליון לעלייה מגדיל את החיסכון השנתי ביותר מאחוז אחד, ולכן עבור חברה עם הוצאות שנתיות של 10 מיליארד דולר, החיסכון מסתכם ב 100 מיליון דולר.

דיגיטציה ברכש- כמנוף צמיחה

כדי לתפוס ערך מוחשי, הרכש זקוק לפתרון דיגיטלי המייצר תובנות הניתנות לפעולה ומספק שקיפות להזדמנויות החיסכון.

פתרון מעוצב מסייע לקונים בזיהוי ותיעדוף הזדמנויות בכל הקטגוריות, מאיץ את קבלת ההחלטות ומאפשר להם להתמקד בפעילויות מוסיפות ערך.

בנוסף לכלים המפעילים ניתוחים, על הפתרון לספק הדמיות, כגון לוחות מחוונים, המאפשרות למשתמשים גישה נוחה לנתונים ולתובנות מרעננות באופן קבוע . נושאים מרכזיים שיש לדקור בלוחות המחוונים כוללים את אופן התפתחות ההוצאות לאורך זמן עבור כל ספק, הפער בין הוצאות בפועל לתיאורטית על סמך מחירי עלות לספקים ספציפיים, והשפעת המקור היחיד על ההוצאה הכוללת.

לטפל בבעיות שורש

כדי להניח את הבסיס לחיסכון לטווח הארוך, מנהלי רכש צריכים לבחון את מגוון ההוצאות של החברה. זה כולל בחינה של תחומים אפורים נשכחים כמו : מלאים בתיקון, תנאי תשלום, אחריות וביטוח, הובלות ואחסנה, עלויות התקנה והדרכה ועוד.

טיפול שוש בנושאים של זמני אספקה, תחזיות ודיוק מלאי ביטחון, הסכמי מסגרת ועוד, הם אלה שמחזקים את בניין הרכש ומאפשרים להעמיס עוד קומה ועוד קומה של ביצועים.

שיתוף פעולה אסטרטגי עם ספקי מפתח

פיתוח פרויקטים משותפים בקנה מידה גדול הוא לרוב דרך יעילה לבנות שותפויות מבוססות אמון.  עבור הספקים, המשמעות היא השקעה משותפת בעיצוב מוצרים חדשים על מנת להשיג עלויות בר קיימא ולייעל את הסחורה המסופקת.

שיפורים בניהול קשרי ספקים ודרכי עבודה מאפשרים לפונקציית הרכש ולספקים לשתף פעולה בצורה יעילה יותר.

יחד עם זאת, פונקציית הרכש יכולה להעמיק את מעורבותה בעסק – להעלות את המודעות לאופן שבו ניתן לייצר חסכון נוסף באמצעות גישות שיתופיות, וכיצד חיסכון זה בא לידי ביטוי ב- P&L. לדוגמא, צוותי רכש ועסקים יכולים לשתף פעולה בצורה הדוקה יותר במהלך פיתוח מוצרים כדי למזער תלות במקור יחיד.

שיתוף פעולה הדוק עם הכספים

שיתוף פעולה עם מחלקת הכספים יכול להביא למימוש התוצאות העסקיות של עבודת הרכש.

בגלל מתודולוגיות דיווח שונות בהתחשבנות בחיסכון, יכול להיות הבדל גדול (עד כ -20 אחוזים) בין חיסכון ברכש לבין השפעת הכנסות. עם זאת, גם אם כל החיסכון אינו בא לידי ביטוי ב- P&L,  שיתוף הפעולה עדיין חשוב לתמרוץ התנהגות יצרנית של בעלי העניין.

 

שיתוף פעולה עם הלקוחות הפנימיים

רכש מתקדם חותר לבנייה של צוותי עבודה משותפים עם הלקוחות הפנימיים. הוא יוצא מהמשרד ומיישם גישה של עבודה משותפת בצוותים קטנים וגמישים למען פרויקטים ספציפיים של מקורות, וממנפים את נקודות החוזק והמיומנויות האישיים שלהם בצורה הטובה ביותר, תוך אחריות גדולה יותר להפעיל פרויקטים אלה מקצה לקצה.

 

לא לפספס את ההזדמנות שנוצרה אחרי משבר הקורונה

במשבר הנוכחי, חברות יכולות לחשוב מחדש ולעצב מחדש את פונקציית הרכש. הצעד הראשון לבניית רכש מהדור הבא הוא זיהוי הצרכים העסקיים בעלי העדיפות הגבוהה ביותר כמו גם הכלים הדיגיטליים שיתמכו במאמצים לטפל בה.

 

עכשיו זה הזמן של כל ארגון להגדיר את סדר העדיפויות ולהתחיל למנף את הכלים הדיגיטליים הקשורים אליו. חברות שיעשו זאת ביעילות יהיו במיקום טוב להבטיח תפיסת ערך ולהאיץ את התאוששותן בתקופות מאתגרות אלה.

לינק למאמר מורחב בנושא

כותב המאמר: ארז לוי, מנכ"ל המרכז הישראלי לרכש