על פי המחקר בנושא נושאי המפתח לרכישת האקט משנת 2021, משבר 2020 ממשיך לעצב את סדר היום של הרכש בשנת 2021. שיבוש עסקי חסר תקדים אילץ ארגוני רכש להתמקד מחדש בתמיכה בפעילות עסקית קריטית ובניצול הערך מיחסי ספקים, וכתוצאה מכך ציר להבטחת אספקה ובקרת עלויות הוצאות.
בשנת 2021, הפחתת עלויות ההוצאות נותרה בראש סדר העדיפויות של סדר היום ברכש ועל הרכישה לספק יציבות לארגון באמצעות בקרת עלויות הוצאות והבטחת אספקה.
המגיבים ללימודי המפתח של שנת 2021 מצפים כי יציבות בסביבה העסקית תישאר חמקמק: 41% אמרו כי הם מאמינים שהתנאים יתייצבו במחצית השנייה של שנת 2021, בעוד ש -36% צופים שזה ייקח יותר זמן. ברור שהמשבר ונפילתו ימשיכו לעצב את סדרי העדיפויות לרכש גם בשנת 2021 ואילך.
איך לנקוט בפעולה
השנה הקרובה תביא לשינוי הדרמטי ביותר בסדרי עדיפויות הרכש מאז הקמת המחקר השנתי של קבוצת האקט בנושא סוגיות מפתח, מה שידרוש דחיפה לשינוי בתפקיד. לאחר שעברו עקומת למידה מואצת במהלך המשבר, חברות מתכננות לנצל את הלקחים שנלמדו.
ללא קשר לתוכניות הרכש ולסדרי העדיפויות שלהן לשנה הקרובה, קציני הרכש הראשיים (CPO) יישפטו בסופו של דבר על פי מה שהם השיגו. כשאנחנו מסתכלים אחורה בעוד שנה, מה חייבת להשיג רכש כדי שהשנה תיחשב להצלחה?
הנה נקודת המבט שלנו על 10 הפעולות וההישגים הקריטיים ביותר לרכש:
- הגבירו את היציבות.
גם חברות שהסתדרו טוב יותר במהלך המגפה, עדיין צריכות להתגבר על חוסר יציבות מתמשך במשך זמן מה. על הרכש להמשיך ולהתמקד במשימת הליבה שלה: הפחתת עלויות הוצאות, מינוף כלים דיגיטליים ושותפויות עסקיות כדי למקסם את החיסכון.
לדוגמא, מערכות יחסים וניתוחים יכולים להעלות את תהליך המקור האסטרטגי, ומינוף מקורות נתונים חדשים יכול להרחיב את מודיעין השוק העומד לרשות צוותי המקור. על הרכש לתמוך ביציבות הארגונית על ידי יצירת מודעות ומעקב אחר סיכון ההיצע המתעורר כדי להבטיח המשכיות של פעולות ליבה עסקיות עם הבטחת אספקה ובקרת עלויות הוצאות.
- צמצם את הסיכון של צד שלישי.
הבטחת האספקה הפכה בראש מעייניכם ברמת הדירקטוריון במהלך שנת 2020. כתוצאה מכך, על הרכש מוטלת חיזוק נוסף של ניהול הסיכונים של צד שלישי. משמעות הדבר היא מעקב אחר הסיכון על פני מערך רחב יותר של חשיפות סיכון על ידי העמקה בשרשרת הספקים בשלבים מוקדמים יותר של מחזור החיים של הספקים – בתחילת תהליך המקור – והמשך מעקב ומיתון סיכונים באמצעות נתונים ותובנות בזמן אמת מחזור חיים מלא של הספק.
CPOs חייבים לפיכך לשפר את יכולות ניהול הסיכונים של צד שלישי. המפתח לכך יהיה הטמעה של ניהול סיכונים בתהליכי המקור וניהול האספקה כדי לעדכן וליישר את ניטור הסיכונים במסגרת הסיכונים התאגידית. CPOs חייבים גם לאמץ טכנולוגיה ונתונים המאפשרים לתמוך בגישה מוגברת זו לניטור סיכונים רציף לאורך מחזור חיי הספקים.
- הרם את התפקיד והתמקד במערכות יחסים.
כדי לרומם ולשדרג את התפקיד האסטרטגי של רכש כשותף עסקי, נדרש רכש בכדי לתקשר את הערך שהוא יכול לספק על ידי פיתוח ושמירה על קשרים עסקיים חזקים ופועל כפונקציה המאפשרת עסק. ארגונים הפועלים כיועצים עסקיים מהימנים מאמצים דרכי עבודה זריזות יותר, מתמקדים באספקת שירות עקבית, מביאים ידע עמוק הן בשוק העסקי והן בשוק האספקה כדי לתמוך באינטראקציות שיתופיות ופרואקטיביות עם בעלי העניין, ובעיקר מתמקדים באפשרות הצלחה עסקית. מנהיגי רכש אסטרטגיים שמבטיחים שהם יישארו מיושרים לבעלי העניין המרכזיים ונקודות האספקה העסקיות ימקסמו את ההזדמנות משותפות עסקית רכש חזקה.
- מודרניזציה של פלטפורמות יישומי רכש.
טכנולוגיה לתמיכה בפונקציית הרכש היא קריטית לזיהוי הזדמנויות לייצור ערך, אספקת תהליכים יעילים, תהליכי עבודה ממוקדי לקוחות וממשקים ידידותיים למשתמש. צוותים חייבים להאיץ את המעבר לפלטפורמות ויישומים מבוססי ענן, במיוחד בכדי לספק שירותים חדשים ביעילות בסיכון וביצועים. ביצוע המעבר מפלטפורמות טכנולוגיות מדור קודם יהיה קריטי, אך כדי להשיג שינוי טרנספורמטיבי, יש להתייחס לפרויקטים אלה כאל פרויקטים רחבים יותר של שינויים עסקיים המשפיעים על התפקידים, האחריות והמיומנויות, ולא כרוכים רק בשינוי טכנולוגי.
- האץ את השינוי הדיגיטלי.
השתמש באוטומציה חכמה וניתוח, וטכנולוגיות מתפתחות אחרות כדי לבטל נקודות עיוור נתונים, תלות במשימות ידניות ושיפור היעילות. המשבר דחף את הרכש מעבר להססנותו המסורתית לאמץ כלים חדשים. בעתיד, ההצלחה תהיה תלויה, במידה רבה, ביישום רחב יותר ובאימוץ של כלים מאפשרים מודרניים, כולל יכולות חדשות יותר כמו בינה מלאכותית (AI) ואוטומציה חכמה. בעוד צוותי רכש התנסו בטכנולוגיות אלה, כעת עליהם להגדיל ולהחיל טכנולוגיות אלה על מקרי שימוש חדשים יותר כדי להרחיב את האימוץ בכל הפונקציה.
- צמצמו פערי מיומנות.
בטל פערים של כישרונות ביחסי בעלי עניין, חוש עסקי, מנהיגות שינוי, חשיבה אסטרטגית, חיסכון בנתונים ויכולות עיצוב ממוקדות לקוחות. הרכש יצטרך לעדכן ולפתח מיומנויות רכות וטכניות כאחד. ארגונים צריכים גם לשקול כיצד מודלים ארגוניים משתנים, את ההשפעה של שירותים חדשים והגידול הכללי של העבודה הווירטואלית. המשמעות היא התאמת צוותים לשיתוף פעולה יותר גלובלי, בדרכים זריזות ווירטואליות, ולהבטיח שלעובדים יש את הכלים הדרושים להם כדי להצליח בסביבות חדשות.
- אמץ מודל הפעלה מהדור הבא.
יש צורך בהמצאה מחודשת של מודל תפעול הרכש בכדי לשפר את הביצועים, להגביר את מהירות המסירה, להסיר את הביורוקרטיה ולתת מענה לחוסר שיתוף פעולה. תפקיד ה- CPO ישתנה ומשפיע הרבה יותר על סדרי עדיפויות עסקיים ורכשיים. הן משאבי הרכש והן משאבי הארגון ייקראו לבצע באופן יעיל מול סדרי עדיפויות ברחבי הארגון. ניתן לספק משאבים מתמחים, זריזים ובעלי השפעה גבוהה באמצעות מרכזי מצוינות ופעילות באמצעות מרכזי שירות משותפים.
- שפרו את הזריזות.
זריזות מוגברת היא קריטית להצלחה. צוותי רכש מצליחים חייבים להיות מסוגלים להגיב במהירות ואף לחזות שינויים בשוק החיצוני, כמו גם לשנות ציפיות עסקיות. הפעלת גמישות זו מחייבת שינויים במודל ההפעלה, דרכי עבודה ותהליכים קשורים. CPOs יכולים לשפר את הזריזות ברכש באמצעות פריסת צוותים גמישים המוסמכים לקבל החלטות מהירות על בסיס סיכונים מחושבים, כמו גם טקטיקות אחרות הכוללות פשטות, הגדלת צוות צד ג ', תהליכים דיגיטליים וממשל יעיל.
- הפוך לנתוני ותובנה.
פיתוח יכולות מודרניות מונחות נתונים ואנליטיות הוא תהליך מורכב. הגדרת תוכנית ניהול נתוני אב חזקה היא הצעדים הראשונים – ואחד הצעדים הקריטיים ביותר. חשוב יהיה לקחת בחשבון את המידע הדרוש כדי לענות על שאלות מרכזיות הנוגעות לערך העסקי ולארכיטקטורת המידע התומכת. ללא גישה קלה ומתוזמנת לנתונים נרחבים ואמינים, ניתן ללקט מעט מהניתוח שלהם. הרכש חייב גם לפתח מיומנויות אנליטיות חזקות ולהביא משאבים חדשים חמושים בכלים אנליטיים דיגיטליים מודרניים.
- הגדל את ההשפעה.
הגדלת השפעת ההוצאות היא מוקד מתמיד של ארגוני רכש בעלי ביצועים גבוהים. שותפות עסקית, ריכוז לקוחות ותהליכים זריזים הם כל הגורמים להשפעת ההוצאות, אך אף אחד מהם אינו חשוב יותר מיכולת הרכש להביא משהו חדש לשולחן. על הרכש להבין תחילה מה העסק מחפש ואז לארגן סביב הצרכים הללו – למשל מומחיות במשא ומתן, קיימות או מודיעין שוק – בכדי לספק ערך. על ידי פיתוח יכולות העונות לצרכים העסקיים, היא תאפשר לפונקציית הרכש להשפיע על הוצאות רבות יותר ברחבי הארגון.
השנה הקרובה תביא לשינוי הדרמטי ביותר בסדרי העדיפויות והשינוי הארגוני בזיכרון האחרון. רכש חייב לתמוך באסטרטגיות ייצוב והתאוששות ארגוניות על ידי הרחבת תפקידו כיועץ אסטרטגי שיכול להתאים במהירות לתנאי שוק ולסדרי עדיפויות עסקיים משתנים ולהוסיף מקורות ערך חדשים לעסק.
