הספקים של החברה שלך, מספקים את הסחורה והשירותים שדרושים לה כדי לפעול ולממש את ייעודה. קריטיות שלהם בשרשרת הערך היא כל כך חשובה, שמן הראוי שמנהלי הרכש, יתנו להם "כבוד ראוי". האירוניה היא שבמשבר הקורונה והמלחמה באירופה, מנהלי רכש מגלים, שהספקים הם בעצם החברים הכי טובים שלהם, ושהם יכולים לעזור להם לצאת ממצבים מאתגרים.
חשבתם לעצמכם שאולי שחלק מהפסקות המלאי, ההזמנות המאחרות, החמצת תאריכי משלוח, אי הבנות כלליות וכאוס כזה או אחר היו יכולים להימנע עם קשרי ספקים חזקים יותר??.
"המגיפה חיזקה את הצורך של מנהלי הרכש לדבר עם הספקים", מי שרגיל לשלוח הזמנה וזהו…מצא את עצמו מתמודד לבד עם המשבר!"
הנה מספר כיונים ורעיונות שיאפשרו לכם לבנות תקשורת טובה יותר עם הספקים שלך:
- הכוח עבר לידי הספקים – פשוט קבלו את זה שכוח המיקוח והעמדה בין קונים לספקים השתנו לחלוטין. בשלב זה, הכוח נמצא כמעט כולו בידי הספקים. מה מקצועני הרכש עושים במצבים כאלה? מתרכזים באבטחת האספקות ומחפשים דרכים לתמוך ולשת"פ עם ספקים כדי לעזור להם למלא את התחייבויותיהם בטווח הקצר וגם הארוך.
- הוזלת עלויות איננה שם המשחק – השווקים כיום מתמקדים בעיקר בקבלת הסחורה, ותפקיד הרכש הוא למזער את העלויות הנוספות הקשורות לאותם עסקאות. שתפו פעולה עם ספקים, בררו היכן המגבלות וצווארי הבקבוק שלהם – ואם יש צורך לשנות ולהעלות מחיר – זה הזמן !
- הרחיבו את קריטריון בחירת הספקים, הרבה מעבר למחיר – נקודת התחלה טובה היא להפסיק להתמקד רק במחיר ולבחון מה עוד הספק מביא לשולחן מחוץ לעלות הנמוכה. האם הוא מספק בעקביות בזמן? האם הוא דוחף את ההזמנות שלך לפני אחרות, בגלל שהחברה שלך היא שותפה ותיקה (מה שקורה יותר בסביבה הנוכחית)? האם הוא מציעה תנאי תשלום נוחים יותר בתקופות של אי ודאות כלכלית? כל אלה הם גורמים שצריכים לבוא לידי ביטוי בעת ניהול משא ומתן, בחירה ועבודה עם ספקים.
- הרחב את השיח שלך עם גורמים נוספים בתוך הארגון – דו שיח רחב ואמיתי עם מחלקות הארגון, יכול להביא לתוצאות מצוינות לרכש. נקודת התחלה טובה היא שיתוף נתונים, תחזיות ומידע אחר בין גורמים בחברה ובין הספקים. ישנן עלויות שניתן להפחית וערך שניתן להוסיף כאשר שותפי הרכש מדברים זה עם זה ומשתפים מידע. תהיו מוכנים לקחת על עצמכם אחריות שאולי לא תמיד נכנסה לתחום המומחיות שלכם או לאזור הנוחות שלכם, למשל, לעזור לטפל במחסור במלאי ולפתוח את קווי התקשורת בין המחלקה לבין הספקים של החברה שלכם.
- פתחו יחסים לא עסקאות ספציפיות – כשאתה חושב מעבר לעסקה הבודדת, יש לך הזדמנות לתגמל ספקים על הביצועים שלהם על עמידה בביצועים בתחומים רחבים מעבר למחיר. כמו בכל מערכת יחסים, אנחנו שואפים לגישה של רווח לשני הצדדים: win-win.
"תחשבו על מערכות יחסים כמו על חשבון בנק. אתה יכול למשוך כסף רק אם עשית הפקדות חיוביות לפני …! (אם לא אתה נכנס למינוס, חובות ובסוף פשיטת רגל). הפקידו למערכות היחסים עם הספקים, עזרו להם, תנו להם אוויר להתנהלות, וותרו פה ושם – זה נקרא הפקדה חיובית, זה ישאיר לכם מאזן חיובי למשיכה בשעת הצורך. מי שרק מושך ומושך מהספק – יישאר בסוף עם חובות.
אני מבין את החשש שלכם, וזה נכון שתמיד יהיה מישהו שינצל את המצב. אבל זה העבודה שלנו לבנות את מערכת הספקים (עם שותפים נכונים ומתאימים כמובן) ולשכנע אותם שיש לנו אינטרס משותף לעבוד יחד".
- בנו אמון במערכת היחסים – זה נכון שזה קל יותר לומר מאשר לעשות בסביבה עסקית תחרותית, אבל ביסוס אמון הוא עיקרון וליבה של תקשורת יעילה עם ספקים. אם הספקים חושבים שאתה רק מנסה להפיל אותם במחיר, לנצל אותם או לעכב את התשלום, הם ימכרו את הסחורה והשירותים שלהם למישהו אחר.
- צרו שקיפות – פתחו ושתפו את התחזיות שלכם. בסביבה העסקית של היום, זה ממש מצער לתפוס ספקים לא מוכנים עם הזמנות גדולות ובלתי צפויות. לאחר השיתוף עבוד יחד עם הספקים כדי להבטיח, שיוכלו לעמוד בהתחייבויות שלהם.
מקצוע הרכש הוא בראש ובראשונה ניהול מערכות היחסים עם הספקים. זה תמיד היה ככה, המשברים האחרונים רק חידדו והדגישו את זה. זה תמיד מתחיל בבניית מערכות היחסים בתוך החברה, עם המחלקות הדורשות, והבנת צרכיהם. בשלב הבא זה בניית מערכות היחסים והתקשורת עם הספקים הנכונים ופיתוח הקשר העסקי לטווח ארוך. זה מקצוע מרתק, משלב מגוון כישורים וערכו ותרומתו להצלחת החברה היא מקסימלית.
לסיכום
ניהול ביצועי ספקים הוא תהליכי ניהולי לכל דבר. כמו כל נושא ניהולי השלב הראשון הוא מדידה ואח"כ ניהול ודחיפה לשיפור. על מנת לנהל ספקים יש צורך לערב את ההנהלות הבכירות משני הארגונים, כדי לחזק את המחויבות ההדדית לפיתוח היחסים ושיפור הביצועים. תהליך מדידת והערכת ביצועי ספקים הוא כלי ניהולי ראשון בחשיבותו להתנעת תהליך ניהול ספקים אסטרטגיים והשגת שיפור מתמיד.