ניהול מערכות יחסים הוא מהכישורים החשובים ביותר בחיים, בניהול עסקים ובניהול ספקים! כשמגיעים לניהול יחסי לקוח ספק- הכללים הנכונים הם : ככל שנקשיב יותר טוב, נצפה, ננתח, נדון וננקוט גישה מאוזנת ומנומקת, כך היחסים שלנו עם הספקים שלנו יהיו טובים יותר.
לצערנו מנהלי רכש רבים לא רואים את הזווית הזו, ולא אחת "שוכחים" את הקשר ובניית היחסים עם הספקים. ניהול יחסים מורכב ממגוון זוויות שאחת מהם היא מערכות לניהול הקשר עם הספקים.
בניית אמון – תקשורת ושקיפות
הבסיס לשת"פ הוא יצירת אמון, ואחד הכלים לבניית אמון הוא – שקיפות !
לצורך כך ישנם מגוון כלים וביניהם מערכות ניהול קשרי ספקים (SRM), שמאפשרת קשר הדוק עם כל הספקים. המערכות מאפשרות החלפת מידע ונתונים רלוונטיים בזמן אמת, בכל תהליך ניהול הביקוש, התמחור ושיתוף הפעולה עם הספקים.
תהליך זה כולל מעורבות של משתמשים ופונקציות/מחלקות אחרות – מכיוון שככל שיחסי הספק הם רב-ממדיים יותר, כך הערך המוסף שלו גדול יותר.
"בעתיד מה שיבדל עסקים וחברות הוא מהירות והתגובתיות לשווקים. זה מתחיל מפיתוח המוצר, ובמיוחד, השילוב של חדשנות פנים ארגונית עם חדשנות ספקים. תפקידו של הרכש הוא ליצור מערכת לניהול ושיתוף פעולה בצורה יעילה ואופטימלית עם הספקים".
בחירת מערכת ותהליך ניהול ספקים
- אין להקל ראש בתהליך ובמערכות לניהול הספקים – בחירת ספק הפתרונות המתאים, פיתוח מתודולוגיות, הטמעה, חיבור ושיתוף עם פונקציות וספקים אחרים, הכשרת משתמשים פנימיים וחיצוניים ושימוש נאות ואינטואיטיבי בפתרונות אלקטרוניים בפועל – כל אלה דורשים חזון והבנה מעמיקה של תהליכים.
- הערכת צרכים ראשונית היא שלב קריטי וחיוני – היכן אנו נמצאים כעת, ואיפה אנו רוצים להיות בטווח הבינוני והארוך? אילו אמצעים עלינו לנקוט וכמה יידרש כדי להשיג את יעדי ניהול הספקים שלנו? מה יהיה השינוי בערך המוסף ומה ההיגיון מאחוריו? מה הערך שיהיה לספק בתהליכים אלו ? האם נדרשים תשומות נוספות או שמה מערכת קלה וטנטטיבית לשימוש?
- התאמה ספציפית – הפתרון חייב להיות מותאם לדרישות של הארגון שלכם. מי שמתפקד היטב עם מכונית קומפקטית חזקה לא צריך פתרון בגודל משאית. לא בהכרח המערכות הפופולריות בשוק יהיו ההתאמה עבור החברה שלך. לעיתים מה שנדרש זה התאמה לצרכי החברה הספציפית.
המטרות היעדים והערך מניהול ספקים
- הגדלת המכירות במינימום סיכונים – ניהול ספקים ממזער סיכונים, מעניק לחברה שלך ביטחון רב יותר ויוצר ערך במובן האמיתי של המילה – הגדלת המכירות. לניהול ספקים צריכות להיות השפעות חיוביות רבות על העסקים של החברה שלך ולהציע הזדמנויות חדשות ללקוחות – כדי להגדיל את המכירות.
- אילו משתמשים ופונקציות יועילו? הפסיקו לחשוב אך ורק במונחים של הרכש בלבד ותחשבו על הפרספקטיבה הכוללת של הממשקים האחרים, כולל הספקים.
- הבנת מהות הקשר לשני הצדדים – פתח הבנה טובה יותר לגבי האופן שבו ספקי המפתח שלך רואים אותך כלקוח ואת התפקיד שהחברה שלך ממלאת אצל ספקים אלה. זה יבהיר לך מול מי צריך לנהל קשרי ספקים, באיזה עומק ומה מידת שת"פ שתקבל.
ניהול ספקים זה לא מערכת – אלא תהליך עסקי
- ניהול ספקים איננו "יוזמה" או "תוכנית", שכן שתיהן סופיות. ניהול ספקים הוא תהליך מתמשך, שוטף מדי יום שמחזק אותנו לטווח הארוך. זה יהווה את הבסיס להצלחה העתידית שלכם; זו דרך אחרת לעבוד יחד.
- הבסיס לניהול ספקים הוא מתודולוגיה איתנה ליצירת ערך מיחסי הספקים – כזו שחורגת מעבר לחיסכון בעלויות בלבד.
- ניהול ספקים מספק את התוצאות הטובות ביותר אם אתה יכול לשלב בצורה חלקה את הספקים האסטרטגיים ביותר שלך בתהליך. ודא שאתה מעביר בבירור את הצרכים שלך לבעלי עניין מרכזיים אצל הספקים שלך – במיוחד אלה שמביאים לך את הערך הגדול ביותר ו/או אלה הקשורים כעת לרמת הסיכון הגבוהה ביותר בתוך קבוצות מוצרים בודדות.
- אם אתה באמת רוצה לעבוד עם ספקים כדי ליצור חדשנות, אל תתמקד בהיבטים האדמיניסטרטיביים והפיננסיים של תהליך "ניהול ספקים". הרכיבו צוות ניהול ספקים מיוחד שיחפש איך למנף את המערכות חיזוק הקשר, האצת תקשורת, פיתוח מהיר ועוד.
- עודד את הספקים שלך לשפר ולייעל את המערכת, ולחפש יתרונות נוספים והפחתת עלויות שיכולים להועיל לשני הצדדים.
יישום מוצלח מצריך נחישות
- הפוך את הרכש לשגריר המערכות – למד את צוות הרכש הבכיר/מנוסה יותר שלך לגבי היתרונות של הגישה החדשה.
- התחילו בקטן. יישם את הפתרון בהדרגה וסבלנות. עקוב אחר ההתקדמות, היתרונות וערכים המוספים שמושגים בדרך. בד"כ מי שקופץ ישר לתוך פרויקט גדול יגלה במהרה שעם המורכבות העצומה ותחומי היישום המרובים, הם מתחילים לאבד את המיקוד – ואת הצוות. בעוד שהתלהבות בשלב מוקדם עשויה להיראות כמו ערובה להצלחה עתידית, זה קורה לעתים רחוקות. עם זאת, השקפה בעלת חזון ואופטימיות בשילוב סבלנות – לא תזיק.
- מדוד את הערך :הקפידו למדוד שיפורים ולדווח באופן קבוע על ההתקדמות לארגון. משתמשים פנימיים יחד עם ההנהלה צריכים להיות מודעים לערך המוסף המשמעותי שצוות הרכש שלך מייצר עבור החברה כולה. מדידה ושיתוף של התוצאות המוצלחות של תהליכי ניהול הספקים שלך, תגדיל גם את ההבנה של הערך הכללי שהרכש מביא לארגון.
