ניהול זנב הרכש – Tail Spend Management

השינויים בסביבה עסקית

בעקבות הזעזועים האחרונים בסביבה הכלכלית והעסקית העולמית, ארגוני הרכש המובילים חידשו את התמקדותם בניהול הוצאות הזנב כחלק מהאסטרטגיה הכוללת שלהם לבקרת עלויות. יש לכך הצדקה מספקת; כאשר נעשה כהלכה, ניהול הוצאות זנב (TSM) יכול להוות מקור עיקרי לחיסכון מצטבר. עם זאת, עם ראות נתונים ירודה ותלות מתמשכת בתהליכים ידניים עתירי עבודה, ארגונים מצאו את ההתמודדות עם מספר עצום של עסקאות ובסיס אספקה ​​אנונימי מאתגר מאוד.

 

השימוש באוטומציה

בחיפוש אחר זריזות משופרת, ארגונים משקיעים יותר ויותר באסטרטגיות אוטומציה ואופטימיזציה כדי להאיץ את המהירות לשוק ולשפר את חוויית המשתמש. המעבר לאוטומציה מונע בעיקר בזמינות מוגברת של טכנולוגיות דיגיטליות ויתרונות ניתנים לכימות של טכנולוגיות אלה ביצירת נראות שרשרת האספקה ​​מקצה לקצה. עבור ארגונים בוגרים, הוצאות זנב הן אחד מתחומי המיקוד המרכזיים לאוטומציה.

 

זנב הרכש – הגדרות מחודשות

הוצאות זנב השתנו והוגדרו מחדש עם השנים. כיום נהוג לראות את המונח "זנב הרכש" בדיוק רב יותר מבעבר:

  1. הגדרה מסורתי "פשוטה" – 10%-20% מההוצאה הכוללת עם יותר מ -80% מהספקים – ספקים "בלתי נראים" ורכישות אד הוק בעלות נפח נמוך, בתדירות נמוכה או בעלות נמוכה.
  2. "הגדרה מחודשת" – כל הוצאה שאינה מנוהלת באופן פעיל בכל קטגוריות ההוצאות.
  3. ההגדרה המתקדמת ביותר מארגנת את "זנב הרכש" על פי שלושה קריטריונים:
    • קריטיות עסקית – מוצר שקשור לליבת העסק
    • ערך עסקה – ההיקף הכספי הכולל של העסקה
    • תדירות העסקה – חזרתיות העסקאות

הטמעת טכנולוגיה דיגיטלית לניהול הוצאות זנב

 

  • פתרונות תהליכיים :

מטרתם של אלה הוא לייעל את תהליך הרכישה של פריטי "זנב הרכש". המיקוד הוא "ייעול התהליך" , הממשקים והתוצרים. טכנולוגיות דיגיטליות לניהול "זנב הרכש" מאפשרות את התמורות הבאות :

  1. הגדלת הערך באמצעות הפחתות מחירים, איחוד בסיסי ספקים ותנאים חוזיים משופרים
  2. מינוף הוצאות זנב חוצה אזורים למיסוד בסיס האספקה מרכזי
  3. בדיקה שספקים חדשים אינם מהווים סיכון לעסק, או ללקוחות

ישנם מערכת ePurchasing המבוססות על תהליכים של- מקור לשלם (S2P) עם שילוב של בינה מלאכותית (AI) ויכולות למידת מכונה. טכנולוגיות מתקדמות אלה, יכולות לחזק את יכולות מדע הנתונים על ידי הפיכת מערכי נתונים לא מאורגנים למערכת מסודרת ומנוהלת אל מול אסטרטגיה הרכשה ברורה.

יתרונם של טכנולוגיות אלה טמון ביכול למיין כמויות עצומות של נתונים, לברור את המידע החשוב ולנקות את השאר. נקודה נוספת היא פשיט תהליכי העבודה והקטנת תחנות המעבר בין הרוכש- הרכש- והספק – והכספים.

זה מוודא איזון מקסימלי בין הרצון להביא למחיר אופטימלי, בעלויות תהליך מינימאליות, בבקרה מקסימלית וברמת שירות (זמינות ומהירות תגובה) מקסימאליים.

  • פתרונות שווקים

פתרונות טכנולוגיים אחרים מאפשרים יצירת שוק B2B ומאפשרים לקונים לבחור מתוך טווח של ספקים שהועמדו מראש עם הסכמים ומשא ומתן שנסגרו מראש. הטכנולוגיה מבטלת את הצורך להשקיע זמן נוסף בהתקשרות או בהעלאת ספקים חדשים תוך העצמת הארגון הקונה להשתמש ברשת ספקים רחבה.

טכנולוגיות אלה שואבות את הידע והניסיון שנצבר בשוק ה- B2C דוגמת אמזון , כדי למצוא דרכים ליישם אותו על מודל של B2B.  זה כולל פתרונות של מימון שרשרת האספקה, הון חוזר ואיזון המזומן בין קונים גדולים לספקים קטנים יותר.

אפשרות אוטומציה – מספר 1 : יישום קטלוג

קטגוריות כגון ציוד מעבדה ומשרד שמייצרות מספר ניכר של עסקאות הם אידיאליים ליישום קטלוג. תהליך מקור יסודי יכול לסייע לארגון לזהות אותו ספקים מועדפים לספק את הסחורות והשירותים הנדרשים. ברגע שהספקים המועדפים הם מוגדרים ומפרטים נקבעים, המידע מועלה ומוצג בקטלוג חזותי.

ישנם שני סוגים של קטלוגים הניתנים ליישום: אירוח ופאנצ'ים. התהליך דומה ל- ביצוע רכישה באמזון. מבקשים עוברים בקטלוג, מוסיפים את הפריט לעגלות הקניות שלהם, ולבדוק כשתהיה מוכן.

 ניתן לנהל את תהליך התשלום על כלי צד שלישי.

אפשרות אוטומציה 2: אוטומציה לרכישות נקודתיות

הדרך היא הקמה של רכש מרכזי לביצוע רכישות נקודה, כל עסקה מתחת לסף הוצאה מסוים יכול להיות מעובד מהר יותר. טכנולוגיה זו יכולה לסווג רכישה חדשה, לקבץ אותה בדליים הנכונים, וניתובה לקבוצה מוגבלת של אנשים לבדיקה וביצוע מהירים.

אפשרות אוטומציה 3: הזמנת רכש במסגרת חוזה

הגישה היא תהליך שונה עבור ספקים מהימנים שאיתם כבר יש פעילות מוכחות מול הארגון. ספקים אלה נמצאים תחת הסכם שירות (MSA) או חוזה.  הזמנות יכולות להיות מאושרות ללא צורך בהגדרות מורכבות או מפרט . לחוזים והסכמים אה ניתן להוסיף בקלות יסית פריטים נוספים, ללא קושי מיוחד.

אפשרות אוטומציה 4: התקשרות עם תבניות מוכנות מראש

בדוגמא ו הארגון מכין תבניות חוזה ותמחור מאושרות מראש. זה יעל במיוחד מול ספקים שדורשים זאת כחלק מהתקשרות עסקית מולם. ההכנה מראש של תבניות מאושרות מראש, עוזרות לייעל ולבצע אוטומציה של כתיבה, מילוי ובדיקה של שונות סוגי חוזים או חוזים חוזרים. יש לרענן את ספי ההוצאה מעת לעת לייעל את מספר החוזים.

אפשרות אוטומציה 5: הצעה אוטומטית

הגישה מתאימה לצוותי רכש בהם מבוצעים תהליכי הרכש בצורה ידנית והיקפים גדולי  של אלפי שורות לטיפול בהיקפים של עשרות מיליוני דולרים. צנרת הדישה העמוסה בד"כ פוגעת ברמת השירות על ידי מענה איטי לדרישות אלה. השילוב של אוטומציה בין הדרישה להזמנה  (למשל, הפיכת RFx ל- PO) מביא להתייעלות בצורה של מהירות, הוזלה במחיר ושקיפות תהליכים. מערכות אלה של פלטפורמת S2P מספקת הצעות מחיר אוטומטיות לחלוטין על פני מספר סבבי משא ומתן ומטפלות בכל התהליך במקום אחד – מרכזי מהיר ויעיל .

לכל אחת מהגישות האלה, דרגות השפעה שונות בהתבסס על הבשלות הארגונית, ההיקפים והמאמץ הנדרש. בתרשים למטה ניתן לראות את ההשפעה של כל גישה במונחים של יעילות ויעילות התהליך וחווית משתמש.
קלות היישום נמדדת במונחים של שעות שהושקעו בביצוע.

גישה פרקטית להפחתת הספקים שהארגון מנהל
פלטפורמות S2P מתקדמות משתמשות בשיבוץ כדי לטפל באופן יזום בהוצאות זנבות ארוכות של ספקים ולרציונליזציה של בסיס אספקה. בתרחיש טיפוסי, פלטפורמת S2P משפרת את השליטה בנתוני הספקים על ידי יידוע המשתמש בדמיון ההדוק בין ספק חדש לספק קיים. המשתמש מתבקש לעשות זאת ליצור קשר בין הספקים החדשים והקיימים, המקדם מבנה נתונים טוב יותר ומאפשר מעקב מדויק יותר אחר הוצאות וניהול אספקה.

שלבי הטמעה :

שימוש בטכנולוגיות רכש לייעול מערך רכש של חומרים ישירים לייצור
טכנולוגיות רכש חדשות יכולות להיות הזרז לניהול יעיל של ההוצאות הישירות. ביצוע ניתוחים הבנויים על יכולות AI ולמידת מכונה מציעים מבט משולב גלובלי על רשת שרשרת האספקה, ומאפשר לארגונים מובילים, להשיג לטפל במורכבות שהביאה המגיפה העולמית.
חומרי גלם הנדרשים בכמויות נמוכות יותר או חלקים שנרכשו מספקים מקומיים, יכולים ללא ספק לתרום להוצאות הזנב. חלקי המידע החיוניים הנדרשים לניתוח הם: 1) מחיר ששולם ו- 2) תיאורי שורות חשבוניות מהותיות.

טכנולוגיות AI יכולות לזהות הבדלים במפרט המוצר ולאפשר קנייה, תוך שילוב ההערכה לדחיפות הצורך בחלקי חומר קשורים או כפולים. לאחר מכן ניתן לאחד את החלקים הנחוצים ביותר עם ספק אחד או שניים בענף כדי להפיק תועלת
ממינוף ההיקפים העסקיים. בצורה כזו גדלה היכולת לנהל משא ומתן על מחירים, והיתרונות לספק ניכרים גם הם. לדו' ספקים מעדיפים לשרת מספר לקוחות קטן יותר מול כמות גדולה של פריטים ולא כמות גדולה של לקוחות עם מספר פריטים קטן.

ניהול תהליך השינוי
מובילי רכש ותפעול, שמבינים את הדינמיקה של הארגון שלהם ושל התעשייה שלהם, יכולים לבחור בצורה מושכלת ביותר אפשרות יישום מתאימה המבוססת על חזון מצב עתידי, ציר זמן זמין ותקציב.

מודל מונע מדיניות – הגישה היא הכוונה מלמעלה למטה דרך מדיניות תאגידית המחייבת כי כל הבקשות יעבור תהליך רכש מוצהר כדי להגדיל הוצאה מנוהלת. צוות הרכש הוא המנהל היחיד של כל סוגי ההוצאות המוגדרים. יש לציין כי גישה זו קל יותר ליישום; אך זה דורש מאמץ משמעותי של ניהול השינויים מההנהגה.

 

מודל שירות לפי דרישה – שימוש בספקים שירותים חיצוניים, הגישה להשתמש בצד שלישי כדי לבצע קנייה של פריטי "זנב הרכש. מודלים אלה מודל זה יוצר פחות התנגדות וחיסכון מוגבר מהגישות התגובות והפרואקטיביות של הלולאה הסגורה. הצורה כזו יש מינוף של ספק חיצוני שרוכש פריטים של זנב הרכש ממגוון לקוחות ויכול למנף אפילו עוד יותר את כוח הקנייה וייעול התהליכים מצידו.

לסיכום
יישום מוצלח של טכנולוגיית אוטומציה בעזרת האסטרטגיות המתוארות במאמר זה יכול לעזור לדיגיטציה של 70% -75% מהוצאות הזנב, גבוה בהרבה מהממוצע בענף השימוש ב- AI, מכונה למידה וטכנולוגיות "חכמות" אחרות יכולות לשפר את השליטה ולמזער את ההתערבות האנושית לנהל הוצאות זנב בצורה יעילה ולעזור למפעלים להיות עמידים יותר לנוכח התנודתיות הכלכלית, משברי בריאות עולמיים ותחרות מוגברת.

לקריאת המאמר המקורי : GEP – INSITE DRIVE INNOVATIONS

מתרגם המאמר: ארז לוי, מנכ"ל המרכז הישראלי לרכש