ניהול דיגיטלי של חוזי הרכש

ניהול דיגיטלי של חוזי הרכש

כחלק מתהליכי הדיגיטציה של ניהול חוזים (Source 2 Contract S2C), חברות משתמשות בתבניות חוזה אוטומטיות מוגדרות מראש, כדי לייעל את תהליך יצירת החוזה.

מהן תבניות חוזה אוטומטיות ?

תבניות חוזה אוטומטיות הן מסמכים שמשמשים כגרסאות מאסטר לחוזים עתידיים . ייחודם של תבניות אלה, הם שדות הניתנים לעריכה כדי לאפשר שינויים בכל אחד מסעיפי החוזה הניתנים למשא ומתן בין הצדדים. דבר זה מקל מאד את העבודה הן על הרכש שנושא ונותן (למבין את הסעיפים עליהם ניתן לקיים מו"מ ) והן לצד המשפטי שיכול ל"נעול" סעיפים מסוימים בחוזה (ללא מו"מ) ולפתוח את השאר לדיון בין הרכש לספקים. המעקב, הדו-שיח הפנימי בין המחלקות ואף המו"מ מול בהפסק הופכים להיות מובנים, מוגדרים ואם תרצו מוגבלים מראש למדיניות אותה מאפשרת ההנהלה למו"מ בין הצדדים.

איך תבניות חוזה מייעלות את העבודה של הרכש?

• ניהול גרסאות החוזה
  אחת הבעיות הגדולות ביותר עימן מתמודדים עסקים בשלב ההתקשרות הראשונית היא בקרת גרסאות .

לעתים קרובות אין שליטה על שלמות החוזים, שכן יצירת חוזה דורשת בדרך כלל קלט מעובדים שונים , שכולל לא אחת עובדים ומנהלים מקבוצות שונות.

בקרת גרסאות היא קריטית לעסקים, ותבניות חוזים אוטומטיות יכולות לעשות את כל ההבדל , כולל שליטה מלאה בתבניות מאסטר.

• האצת תהליך האישור
  תהליך האישור מאט לעתים קרובות את ניהול והמשא ומתן במחזור החיים של החוזה .

 עבור חברות  המתמודדות עם מספר גבוהה של חוזים מורכבים על בסיס קבוע

תבניות חוזים חוסכות זמן מבלי לפגוע באיכות החוזים.

חתימות אלקטרוניות הפכו גם את תהליך יצירת ואישור החוזה להרבה יותר נוח.תוכנת חתימה אלקטרונית היא פתרון דיגיטלי שניתן לשלב בתוכנת ניהול חוזים כדי להאיץ תהליכי אישור ארוכים, עם מסלולי מעקב וביקורת מלאים .

• האצת האישורים של מחלקה משפטית
  שימוש בתבניות חוזה, מקלה משמעותית את הבקרה של הצוות המשפטי. השימוש בתבניות מוגדרות מראש, עושה שימוש בשפה וסעיפים סטנדרטיים, מאפשר לצוות המשפטי  להתרכז רק בשינויים שבוצעו מהסטנדרט ולאשרר או לדחות רק אותם !

• עדכונים ושינוים של חוזים
  השינויים המואצים בשוק מביאים לא אחת את הצורך בשינויים שיכנסו לחוזים. שימוש בתבניות מוגדרות מראש מקל על הצוות המשפטי לשנות את התבניות ולוודא שמי שמשתמש בהם מקבל רק את הגרסה החדשה.
  
  הדגש הוא כי תבניות חוזה שאושרו מראש משפרות את הפרודוקטיביות ומבטיחות עמידה ברגולציה מחד, ומצד שני מאפשרות את יכולת הצמיחה המהירה.