ראיון עם ארז לוי , מנכ"ל IPC חברת הייעוץ של המרכז הישראלי לרכש
מגפת הקורונה והמלחמה באוקראינה, הביאו את שרשראות האספקה והרכש לקבלת חשיפה הולכת וניכרת של זמן אוויר בתקשורת והן סביב שולחן חדר הישיבות של הנהלות החברות.
בהמשך למגמה שנקבעה בשנתיים האחרונות, השיבושים בענף ימשיכו להגיע מכיוונים רבים, כמו עליות חדות באינפלציה, פערי וחוסר בכישרונות, קיימות ומחסור בחומרים. זאת בהמשך לאתגרים הצפויים והידועים מסורתית, כגון: חיסכון בעלויות, מצוינות מסחרית וניהול הוצאות כולל.
בזמנים מאתגרים וקיצוניים שכאלה, ארגונים נוטים לפנות לחברות ייעוץ, שיעזרו להם לנווט במים עכורים כאלה. הרעיון של חברות הייעוץ הוא שימוש בכוח חשיבה וביצוע חיצוני, שרואה את השוק בעיניים אובייקטיביות. כמו כן חברות הייעוץ מלוות מגוון רחב של ארגונים וחברות, בשווקים ותחומים שונים. בכך הם יכולים להתאים את שיטות העבודה והפתרונות המומלצים ביותר לארגון אליו הם חוברים.
מהן הסיבות לשכור את שירותיהן של חברות ייעוץ רכש ?
- מהירות לתוצאה : בחייו של ארגון ישנה דינמיקה גדולה, שלעיתים מחייבת תגובות מהירות למצבים נתונים. לעיתים ארגון נדרש לתוצאות מידיות בתחומים כגון: הסכמים והתקשרויות רכש גדולים, דרישה לחסכון והוזלות בעלויות של שירות או מוצר, הפחתת סיכונים או יישום של טכנולוגיה חדשה.
- פער בין הדרישות לבין היכולות הפנים ארגוניים : ארגונים לא תמיד מחזיקים יכולות רכש גדולות בבית. יש לזה עלות שלא תמיד נדרשת בשוטף. הם יעדיפו לשכור את היכולות האלה לפרויקט ספציפי ולשלם עליהם בעין יפה (שעדין תהיה זולה יותר מהחזקת הכישרונות הללו באופן קבוע). במקרה כזה חברות הייעוץ נקראות להשלים פערים קריטיים במערך הכישורים הקיימים של רכש הלקוח, ולאפשר לו לבצע קפיצה מתמשכת בביצועיו, במקביל וללא פגיעה בתפקוד השוטף של ארגון (הרכש) הקיים.
- גישה לחדשנות : כל הארגונים מחפשים להתחדש, הן תהליכית והן מבחינת הכלים השיטות והטכנולוגיות שהם משתמשים בהם. השימוש בחברות יעוץ במקרים הללו היא לצורך הנגשה של פתרונות שכאלה בתחומי הרכש ושרשרת האספקה. חברות הייעוץ חושפות בפני הארגון את מה שקיים בחוץ, עוזרות בבחירה של הפתרון, בהתקשרות מול ספק נבחר ובהטמעה מהירה ואופטימלית טובה של הפתרון נבחר.
מהם המאפיינים של חברת ייעוץ רכש טובה ?
- מה שהופך חברת ייעוץ לטובה זה ראשית היכולת לנתח ולהבין, בזמן ועלות סבירים, את האתגרים האמיתיים של הרכש בארגון הספציפי. איתור וזיהוי נכון של הבעיות והאתגרים הוא הבסיס למציאת הפתרונות, הכלים והשיטות בהמשך.
- בשלב שני יש למצוא את הפתרונות לבעיות של הלקוחות. פתרונות אלה לא יכולים להיות פתרונות בית ספר, שכתובים מראש בחוברות ומצגות הנהלה (כתובים מראש), שכן כל ארגון יש לו את הדינמיקה והייחודיות משלו.
"חברת הייעוץ צריכה להיות נאמנה ומהימנה ללקוח שבחר אותה, ולהשקיע את המאמץ הנדרש לאיתור והתאמה של פתרונות ספציפיים המתאים ללקוח. לקחת פתרון מוגדר מראש וליישם אחד לאחד על חברה שניה, זו לדעתי "מקצועיות חלקית", בלשון המעטה".
- בשלב שלישי נדרש לבנות תוכנית אסטרטגית הכוללת תוכנית עבודה דקדקנית ליישום. תוכנית זו יש לאשר מול הנהלת החברה וקבלת ההסכמה, הגיבוי, התמיכה ולעיתים את התקציבים הנדרשים ליישומה.
- בשלב הרביעי יש ללוות את הארגון בהטמעה והתמודדות עם הקשיים שביישום התוכניות והכיוונים שנבחרו. לא מספיק לומר מה יש לעשות, אלא נדרש ללכת יד ביד, להתמודד עם ההחלטות והקשיים עד שמושגים התוצאות הנדרשות ללקוח.
- בשלב האחרון נדרשת בקרה ופיקוח כללים, כדי לוודא שהארגון מצליח לשייט בבטחה לעבר חוף המבטחים, לשמו נשכרה חברה הייעוץ על שירותיה.
מהן השיטות ותפיסות הרכש החדשניות ?
- שינוים חדים בעולם העסקי : המאפיין את העולם העסקי כיום הוא כניסתם של טכנולוגיות מתקדמות, שמשנות את כל מה שהכרנו רק לפני פחות מחמש או עשר שנים. טכנולוגיות אלה משנות את העולם העסקי, מעלות חברות לגדולה מצד אחד ומורידות אחרות לבאר תחתית. הקצב של עשיית העסקים, התאמת המוצרים והשירותים הולך ועולה, הנאמנות של הלקוחות יורדת. התהליכים העסקיים חייבים להתאים את עצמם לעולם עסקי זה, ובמיוחד תהליכי הרכש.
- הרכש המסורתי נתפס במשך שנים, כגורם שאחראי לשמור על הוצאות החברה, "להאט" תהליכים של התקשרויות כדי לבצע אופטימיזציה (עסקית משפטית ולעיתים אתית) ובעיקר לחסוך כסף !
הרכש החדשני לעומתו מתבקש להתחבר למטרות עסקיות גדולות ורחבות הרבה יותר כמו : גידול במכירות ושיפור רווחיות. אלה הם מטרות העל של הארגון, של המנכ"ל וצוות ההנהלה.
תפקידו החדש של הרכש הוא להאיץ את ההתקשרויות, משלב מציאת ספקים ופתרונות, דרך שלב ההתקשרות המסחרית והחוזית ועד לזמינות המוצר או השירות לארגון. המחיר הוא חשוב אבל הוא כבר לא נמצא בראש סדר העדיפויות. זמן הופך לפרמטר קריטי בחייו של העסק וכך גם בחייו של מנהל הרכש החדש.
- חוויית משתמש לבעלי עניין: לקוחותיו של הרכש מצפים לקבל חווית רכש חדשה. השימוש ב"רכש פרטי" של כל אחד מאיתנו לרכישה של חופשות, מוצרים ושירותים באינטרנט, פתח את עינינו ל"שירות רכש" ברמה אחרת. המידע זמין לכולם, היכולת להשוות מחירים, זמינות ואיכויות הוא בלחיצת כפתור.
את אותה הרמה מבקשים היום הלקוחות הפנימיים של הרכש הארגוני לקבל במקום עבודתם, והם ביקורתיים מאד כשהם לא מקבלים את זה (ואולי בצדק!). משתמשי הקצה של הרכש ובעלי עניין, מבקשים כיום חוויית משתמש קצה חזקה יותר (אינטואיטיבית), תוצאות תהליך אמינות (עקביות), ויש להם ציפיות לגבי רמות השירות והביצועים (בזמן שיא).
כמו בכל תחומי הניהול, גם תחום ניהול הרכש מתפתח בקצב מתקדם מאד. ארגונים נדרשים היום להתקדם ולהתאים את מוצריהם ושירותיהם בקצבים מואצים קדימה אל מול הדרישות המשתנות בשוק. כדי לעשות את זה, יחידות הארגון מאמצות שינוים וגם ואולי במיוחד הרכש וממשק הספקים, חייב להתאים את תהליכיו גם כן.
הטמעה של חדשנות תפיסתית, תהליכית וטכנולוגית הם הדרכים להתאים את קצב השינויים שנדרשים בשוק אל מול בסיס הספקים ונותני השירותים. ארגונים מביאים חברות ייעוץ כדי לעזור להם לבצע קפיצה מהירה ואיכותית ביכולות הארגון, במקביל וללא פגיעה בתפקוד השוטף של הארגון (הרכש).
