משא ומתן מוצלח נעשה באווירה טובה שנובעת מאמון גבוה בן הצדדים. חלילה ההיפך מכך הוא משא ומתן בו האמון נמוך והצדדים מהר מאד מתכנסים בעמדותיהם והתוצאה רחוקה מלהיות טובה – לשני הצדדים.
5 צעדים לבניית אמון במשא ומתן
- התאם את שפתך לשפת הספק
הרעיון מתבסס על הרצון שלך לבנות סביבה נוחה לעומד מולך ולהיפתח ולהגיע לנקודה אופטימלית מבחינתך (ומבחינתו). נסה להבין את "העולם שלו" את הצד השני, מהי נקודות המבט? החששות, ההשלכות התרבותיות והעסקיות.
רצוי להשתמש בהקשבה פעילה, שאל שאלות מנחות, תן לצד השני לדבר. שים לב לפרטים קטנים ואפילו הם נראים לך שוליים, אתה לא יודע מה הצד השני חושב עליהם.
נסה ליצור תקשורת המלווה בקשר רגשי, אמפתיה לצד השני ולרצונותיו, פעולה זו ,עזור לך להעביר את המסר שאתה מחויב לספק ולתוצאה, ויעזור לבנות אמון.
- שמור וטפח את המוניטין שלך
העולם העסקי הוא לא כ"כ גדול כמו שאנחנו חושבים, ישנם קשרים בין ספקים, בין קולגות ובים אנשים פרטיים. במהלך משא ומתן רצוי וחשוב לשים לב, מעבר למשא ומתן הנקודתית עצמו. אתה בונה את המוניטין שלך ושל החברה שב אתה עובד בכל מו"מ שאתה מנהל. מה שספקק יחשוב עליך ועל החברה, יגיע מהר מאד לספקים נוספים והם ידעו עליך יותר משאתה יודע עליהם- ואם זה חולשותיך אזי אתה הולך לפספס בגדול.
רצוי ועדיף שיהיה לך שם טוב ש נושא ונותן, שיש לך מילה ויושר עסקי. זהו מוניטין שילך איתך לאורך מו"מ עתידים ויקל עליך לבנות אמון ולהשיג תוצאות טובות יותר.
אף פעם אל תוציא ספק על ארבע, אך תפגע בו , תעליב או משהו דומה. זה משאיר אותו עם רצון לפגע חזרה וכשאינו יכול במגרש המו"מ יעשה את זה במקום אחר, שאה לא מצפה לו.
- פתח קשר של תלות הדדית
רצוי מאד במשא ומתן לפתח את התלות ההדדית של הצדדים זה בזה. בעוד זה ברור לספק שהוא תלוי בך ובעסקים שתעשה אתו, לא תמיד ברור לו שאתה חפץ בקשר אתו לפחות כמו שהוא חפץ. יחסים מתחזקים ששני הצדדים יודעים שהם רוצים בזה. לכן את תרגיש חולשה להראות לספק שאתה מעונין בקשר ויש פה הדדיות ותלות. זה יוצר מחויבות ושותפות להביא את המו"מ לאופטימום שכן יש פה קשר חזק ותלות שהולכת ונבנית.
- תתחיל בוויתורים – זו לא חולשה
בעוד רבים מאיתנו מעדיפים לתת לצד השני לוותר ראשון, החכמים והנושאים ונותנים המקצועיים מתחילים בוויתור ראשונים. זהו צעד חכם מאד והוא מחזק משמעותית את אמון הצדדים בתהליך וזה בזה. זה נכון תמיד בחיים ועוד יותר במשא ומתן – איך שהוא זה לא יוצא לנו טבעי ולכן צריכים להיות מודעים למהלך ולהוביל אותו. כשאתה עושה את זה הצד השני מתרכך, הוא מרגיש מחויב להחזיר לך – ירצה או לא ירצה – זה אנושי!
תזכרו שבמשא ומתן, במיוחד עם ספקים חשובים, זהו תהליך של בניית קשר ארוך טווח. היחסים יפגשו שנית ולכן החיפוש צריך להיות אחרי אופטימום בטווח הרחוק. מה שנתת יחזור אליך ביום מן הימים …"שלח לחמך על פני המים…" כבר אמרו חכמנו.
- הסבירו את עצמכם ונמקו את צעדכם
אל תניח שהצד השני מבין את כוונותיך, כאשר אנשים נכנסים למשא ומתן הם נוטים לדמיין קצת רחוק. כדי שלא תתפרש לא נכון לצד השני, תפרט את צעדיך, תסביר את ההיגיון שמאחוריהם ואל תשאיר מקום לפרשנות.
לכל דרישה שאתה מעלה תסביר את ההיגיון והרציונל שמאחוריה. אם העלית דרישה לזמני אספקה מהירים לדוגמא, תפרט מדוע זה כזה חשוב – ועוד יותר מזה איך זה יכול לעזור לשני הצדדים לעשות עסקים טובים יחד. בצורה כזו הספק יבין יותר טוב את העסקים שלך וידע להתאים את הפתרונות שלו אליך.
קחו דוגמא מהחיים :
במשא ומתן שהייתי שותף לו, בין לקוח טכנולוגי לספק עיבוד שבבי. לאחר תהליך ארוך של בחינת מנות ייצור FAI ביקש הלקוח מהספק לאשר את הזמנת הייצור הראשונה (אליה ייחל הספק מזה מספר חודשים) בזמני אספקה של ב – 45 יום ! הספק התרעם מצידו והתקשר אלי בטון זועף "אמרתי לך שהם לא רוצים לעבוד איתנו, סתם משכו אותנו באף"! , הנה כשיש כבר הזמנה הם לא נותנים לי זמן ריאלי לייצר". כששאלתי למה זה לא אפשרי השיב הספק כי רק החומר גלם המיוחד שצריך פה לוקח 60 יום להביאו. שאלתי את הספק איך נוכל בהזמנה עתידית לוודא שהלקוח יקבל את הבחורה ב 45 יום והוא השיב תוך שניה – נזמין חומר מראש רק שייתן איזשהו מסגרת שלא נזרוק את החומר. הצענו את הנושא ללקוח והוא מצידו אמר שאין שום בעיה – הוא מוכן לתת לנו הזמנה שנתית לחומר גלם רק שיקבל סחורה ב – 45 יום! . הספק היה נדהם שכן אם חומר הגלם נמצא ברשותו הוא יכול לייצר ב 30 יום ! הוא הציע את זה ללקוח שיצא מאד מרוצה מתהליך שהתחיל כפיצוץ אדיר !
לכן, זכרו כמה חשוב להסביר את עצמך, לראות שהובנת כראוי על ידי הצד השני, ולא להשאיר מקום לפרשנות!
