אחת ממשימותיו המרכזיות של כל גוף רכש הינו טיפול בהזמנות רכש (הפיכת דרישת רכש להזמנה ועד הגעה). לרוב, מרבית משאבי הרכש מושקעים בפעילות זו. אוטומציה של תהליך הרכש משמעותו – הפיכת תהליך הטיפול בהזמנות למהיר ויעיל ע"י מיכון (אוטומציה) שלו.
קיימים מספר כלים טכנולוגים למיחשוב ואוטומציה של תהליך הרכש, ביניהם:
- שימוש בדרישת רכש ממוחשבת – מילוי טופס דרישה באמצעות מערכת ה-ERP או כלי אחר, כך שהדרישה תגיע לקניין באופן ממוחשב ותוך וידוא שכל שדות החובה מולאו כהלכה.
- חתימות אלקטרוניות/Workflow – אישור דרישת רכש והזמנת רכש באופן אלקטרוני ע"פ סמכויות החתימה בארגון
- הפיכה אוטומטית של דרישה להזמנה – קיימים מנגנונים, אשר הופכים באופן אוטומטי את דרישת הרכש להזמנה ללא צורך בהתערבות ידנית.
- פקס ממוחשב – משלוח ההזמנה בפקס ישירות ממערכת המידע, ללא צורך בהדפסה ומשלוח בפקס
- שימוש בפורטל ספקים – ניהול הקשר עם הספקים דרך אתר אינטרנט מובנה. כולל: העברת הזמנות, אישור קבלה, אישור הספקים של מועדי אספקה, קבלת חשבוניות וכד'
- שימוש ב-EDI/XML להעברת מסרים בין הספק ללקוח – EDI ו-XML הינם פרוטוקולים בינלאומיים, לרוב נתמכים ע"י מערכות ERP, המאפשרים העברת תנועות (כגון הזמנות) ומידע (כגון רמות מלאי) בין הספק ללקוח. שיטות אלו נהוגות בארגונים עם מספר גדול של תנועות ומספר ספקים מרכזיים קטן יחסית, כגון בתעשיית הקמעונאות.
- שימוש במחירונים ממוחשבים והסכמים – במקום לחפש את הצעת המחיר האחרונה בכל פעם, ניתן לבנות מחירונים במערכת המידע כך שהמחיר יוזן לקנין באופן אוטומטי. זאת כמובן תחת הסכם עם הספק לגבי המחירון או לגבי אחוז ההנחה ממחירון רשמי של הספק. במערכות מסוימות, ניתן אף להגדיר מאפייני תמחור מורכבים יותר כגון הנחה על כמות.
תועלות ה – Best Practice
למיחשוב תהליך הרכש מספר תועלות חשובות:
- יעול התהליך – הקטנת הזמן המושקע בכל הזמנה.
- קיצור התהליך – קיצור זמן התגובה מדרישה להזמנה.
- שיפור איכות ההזמנה – וידוא התאמה בין מה שביקש הדורש לבין מה שהוזמן, שלמות הנתונים בהזמנה, וידוא זרימת ההזמנה בין התחנות כראוי.
- קיצור זמן האספקה ועמידה במועדי אספקה ע"י אישור ההזמנה ע"י הספק וזרימת מידע ממנו באופן מיטבי.
חשוב לציין, שהתועלות הינם גדולות יותר ככל שמספר ההזמנות גדול יותר ומספר הקניינים רב יותר.
תהליך ישום
מרכיבי המחשוב של תהליך הרכש אינם בהכרח תלויים אחד בשני.ככלל, התהליך הוא כלהלן (לכל אחד מהמרכיבים או לכולם יחדיו):
- מיפוי היקפי הרכש (כגון מספר דרישות, מספר הזמנות).
- הגדרת צרכים וכלים רלוונטים ליישום.
- מיפוי פתרונות אפשריים (במערכות קיימות או במערכות שונות בשוק) וניתוח תועלות (ROI).
- בחירת פתרון/ות.
היבטי מערכות מידע
ישום הכלים שצוינו וכלים אחרים אפשרי במספר אופציות מרכזיות:
- מערכת ה-ERP – חלק מהכלים ישימים בחלק מהמערכות המיושמות ברוב הארגונים בארץ (SAP, Oracle, Priority ועוד).
- מודולים מתקדמים של מערכות ה-ERP – לדוגמא SRM של SAP.
- כלים מתמחים/פרטניים – ישנן חברות המתמחות בנושאים כגון ישום EDI, פורטל ספקים ו כלי Workflow מתקדמים לתהליך הרכש.
