ניהול הרכש במשבר הקורונה, מתח את תפקודם של מנהלי וארגוני רכש לקצה. הרכש נדרש לתגובתיות מהירה, לגמישות ולעמידה בחזית הארגון. אני יכול לומר שמהסתכלות רוחבית, רוב ארגוני הרכש עושים עבודה מצוינת, ומעלים את הערך שהם מביאים לחברה, בעיני ההנהלה והיחידות העסקיות.
התנהלות זו היא הזדמנות לבחון את "החומות התהליכיות" שבנינו ברכש ואולי להפיל חלק מהם.
ארגוני רכש מסורתיים נוטים להאמין שכדי לבצע רכש טוב צריך לקבל שליטה ! שליטה על כל דרישה, שליטה על כל מגע עם ספק וכו'. זה מביא לבנייתם של מחלקות רכש מרכזיות שמצליחות מהר מאד להביא ערך כלכלי גבוה, אך עם הזמן מתחילות להיבנות "חומות תהליכיות" שלעיתים מפספסות את הערך העיקרי שעל הרכש להביא.
ניהול משברים מביא אותנו לפעול מהר, בגמישות ובזריזות, כדי לממש את היעדים של הרכש. אני חושב שזו גם הזדמנות לבחון בראייה לאחור האם ההצלחה שלנו לתפקד בזמן משבר, והגמשת התהליכים שהפעלנו, יכולה להישאר גם בעתות רגיעה.
אין חלילה הדברים אמורים לגבי אבדן שליטה ובקרה, אלא בחינה אמיתי של מהם התהליכים שאנחנו כבר לא נדרשים להם והם "חומות תהליכיות" שנבנו עם השנים.
איך נזהה "חומות תהליכיות" שצריך להפיל ?
- תהליכים מרובי שלבים – תהליכים שיש בהם צווארי בקבוק של אישורים וביקורות שלא מביאות ערך בתהליך עצמו (ואפשר אולי לעשות אותם במקביל).
- תהליכים שבנינו כדי לפתור בעיות – אבל כבר מזמן בעיות אלה נעלמו והתהליך עומד על תילו (בעיות איכות, הונאה, או אחר)
- הדברים נעשים איטיים– יש כל כך הרבה צעדים לביצוע פעולה נדרשת, ואפילו פעולות פשוטות….זה הביא לכך שהרבה תהליכים נשברו במהלך COVID-19 הם פשוט היו איטיים מדי בכדי ליצור תוצאה משמעותית.
- תהליכים משעממים – אנחנו עדים לזה שזמן רב של אנשי רכש הולך על פעולות אדמיניסטרטיביות. זה מביא לא אחת לתסכול ועוד יותר מזה לפספוס התפקיד והערך הגדול שהרכש יכול להביא לארגון. אם מערך הרכש חווה פרישה של עובדים, תסכול ורמת ביצוע נמוכה – "חומות תהליכיות" יכולות להיות אחת הסיבות לכך.
- תהליכים שמרוכזים בעצמם – אלה תהליכים שחושבים שניתן להכפיף את ציר הזמן העסקי אליהם. זה מוציא כל אפשרות למינוף ומימוש ההזדמנויות העומדות בפנינו.
- תפקידם של מנהלים בתהליך – אם תפקיד המנהל בתהליך הוא לאשר ולא לתת ערך, ייעוץ והכוונה, אישור משאבים, כי אז זהו תהליך שלא רק מייצר ערך נמוך הוא אפילו מבזבז את המשאב היקר והחושב בארגון = המנהלים שלו !
מהו אם כן תהליך בריא ונכון ?
- מביא לתוצאה בדרך האופטימלית: מהירות , מחיר, איכות ובקרה מחייבת.
- מרגש ומניע להצטיינות : אנשים לא מתרגשים מלהפעיל תהליכים, אך למרבה הצער, הם עשויים להתרגש יתר על המידה לעצב אותם. אנשים מקבלים מוטיבציה לגבי מטרה, תוצאה, יצירתיות וחופש, אך לא על ביצוע תהליכים. אם אנו מספקים תהליכים כהנחיות הדוקות כיצד לעשות דברים, איננו מקבלים עובדים יצירתיים ופיתוח של כישרונות רכש. אם תרצו אי אפשר לשמור על עובדם כישרוניים ויצרתים על ידי הטמעה של תהליכים קפדניים.
העולם נהיה מהיר יותר ותנודתי יותר. בעולם החדש הזה, כפי שהוכיח עידן COVID-19, התהליכים של ארגוני רכש הוכחו כאיטיים מדי.
אנחנו צריכים לנצל את המשבר הזה, לא רק ללמוד על איך אפשר לעבוד מרחוק ולהיות יעילים, אלא לבחון את תהליכי הרכש ולהפיל את "החומות התהליכיות" המיותרות שבו. זוהי הזדמנות להפוך את עבודת הרכש למרגשת יותר, יצירתית יותר, מהירה, מגיבה, משתפת ומשרתת את הלקוחות וצרכי החברה.
