לצלוח את המסע של טרנספורמציה דיגיטלית

היתרונות של הטרנספורמציה הדיגיטלית ברכש כבר נראים ברורים מתמיד, והתזמון של ימי אחרי קורונה , מביא ארגונים לארגן מחדש את תהליכי הרכש וניהול הספקים, כשדיגיטציה היא חלק מהותי מהם. אך ככל שארגונים נכנסים למסע הם מגלים שיש פה השקעה של אנרגיה גדולה לפני שמצליחים לראות את היתרונות ושהזוהר והנוצץ מחייב עבודה שחורה ולעיתים אף סיזיפית. אנחנו חושבים שהגישה הנכונה לצאת למסע הזה מחייבת אימוץ של גישה מציאותית ומפוכחת לגבי מה נדרש כדי להצליח. אין קיצורי הדרך – צריך לעבור את השלבים הנכונים, בדיוק כמו שבונים בניין יציב – מהיסודות למעלה.

השלב הראשון במסע הזה הוא קודם כל לזהות את המקומות והתהליכים שבהם הדיגיטציה תביא את הערך הגדול ביותר לארגון שלנו. זה השלב הקריטי ובעל הערך הגדול ביותר. תהליך זה יוודא שההשקעה תניב את הפרות הנכונים . חשוב בעיקר להבין את הפרמטרים הבאים : 1. איכות בסיס הנתונים והניהול שלהם 2. הבנת המערך הטכנולוגי הכולל בארגון – ריבוי המערכות והמשקים ביניהם. 3. התפקיד של הרכש "כרגולטור הארגוני", שמוודא שתהליכי הרכש מבוצעים מול נהלים , כלים ותקנים נדרשים מחד, ומצד שני לאפשר לארגון לעבוד בגמישות וזריזות גדולה יותר , על ידי ביזור חלק מתהליכי הרכש.

 

מספר נקודות שיכולות להגדיל את ההצלחה ביישום דיגיטציה ברכש:

  1. להתחיל מחזון ותוכנית על

הניסיון לשפר את התהליכים הקיימים, יגביל את היתרונות של הדיגיטציה שכן כוחה הגדול היא ברה-ארגון התהליכים כמעט לגמרי.

  1. צוות היגוי וחשיבה – מחוץ לרכש

על מנת לוודא שאתם מבינים את הנקודות בהם אתם יכולים לתת ערך גדול, צרפו נציגים ממחלקות שונות באגון שיכולים לעזור לכם לחשוב, איך לתכנן וליישם את הדיגיטציה שתאפשר לכם לעבוד יד ביד עם התהליכים השונים בארגון.

  1. חיבור מערכות הרכש לשאר מערכות הארגון

כדי לקבל את המקסימום, תהליכי הרכש חייבים להתחבר לשאר התהליכים בארגון. המערכות והדיגיטציה הם הכלי הנכון לעשות אז זה. חפשו את הממשקים וודאו שהמערכות מתחברות בנקודות ובצמתים הנכונים. זה יאפשר להשיא את הערך של הרכש בנקודות קריטיות שקשורות לספקים.

  1. הבינו את כוחם של נתונים

הבינו לעומק את הנתונים עליהם תהליכי הדיגיטציה מתבססים, מי מזין אותם, איך מוודאים שהם מתוחזקים ומדויקים. זכרו מערכת שמבוססת על נתונים לא אמינים תיתן ערך שגוי ואפילו תגרום לנזק. ההיפך מזה הוא מערכות מדויקות עם תובנות עסקיות שיכולות לעזור לכם לצמוח מהר יותר מהמתחרים ולהרוויח הרבה יותר.

  1. מיקוד בערך

אפשר לעשו הרבה דברים, מגניבים ומעוררי השראה, אבל אתם חייבים להתמקד ! להתמקד במה שיביא את הערך הגדול ביותר לארגון שלכם. לא בהכרח הדברים החדשנים והמורכבים ביותר הם אלה שיביאו לכם את הערך. הבינו במה אתם מביאים ערך הכי גדול והתמקדו רק בהצלחה של זה. שאר המערכות והתחכומים יכולים לחכות. הטכנולוגיה שאתם בוחרים חייבת להתאים לנקודות המיקוד שהחלטתם ולהתחבר ליעדיה העסקיים של החברה לצמיחה במכירות ושיפור רווחיות.

  1. התכוננו לעבודה קשה וארוכה – אין קיצורי דרך

אין קיצור דרך להצלחה של הדיגיטציה ברכש, ובמיוחד בהטמעה המוצלחת שלה. נדרשת חשיבה והחלטות קשות, לגבי תהליכים, השקעה בכספים ושינוי תרבות עבודה. זה מצריך השקעה גדולה של משאבים : כספיים וזמן של עובדים מנהלים ויועצים. השקעה קפדנית, זמן ומשאבים שלישית, חשוב לבנות תהליך החלטה בשלבים המבטיח כי הטכנולוגיה מתאימה למטרה.  זו אחת הסיבות למה הפרויקטים האלה צריכים להיות מובלים על ידי מנהלי הרכש ולא אנשי מערכות מידע ואחרים.

  1. סבלנות

ערך כלכלי עסקי לא מגיע אחרי חודש ולא חודשיים, מספר המפתח הוא לעיתים שלוש שנים עד להשאת הערך של ההשקעה – יש לכם סבלנות ?!

  1. לא לוותר על הבסיס של הרכש

עד כמה שהדיגיטציה מפשטת את תהליכי הרכש המסורתי, אל תמהרו להעביר אחריות שהייתה ברכש למחקות אחרות – לדודמא, למסור החלטות שקשורות לתהליך הרכש המסורתי – הזמנה עד תשלום  (P2P)  לפונקציות אחרות, כגון פיננסים. בסופו של דבר אתם האחראים לניהול הממשק עם הספקים, לתקינות התהלכים מול הרגולציה התקינה וכו'.

 

לסיכום האיחוד האירופאי קיים צות חשיבה לעידוד הפריון באיחוד אשר יצא עם מספר המלצות יישומיות ליישום דיגיטציה במערכות הרכש, שיאפשר לא רק להצליח אלא אף לקצר את הזמן שנצליח להפיק מהן ערך:  

  • החל משיפור וייעול תהליך הרכש הבסיסי ה– P2P אוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA) תיושם בצורה הטובה ביותר בהקשר זה.
  • ניהול חוזים : בנה את התהליכים של מיקור ובחירת ספקים ועד ניהול החוזה (S2C) בתחומי קטגוריות רכש חשובים ביותר.  בינה מלאכותית היא הטכנולוגיה הבאה שתסייע לנתח את סביבת המידע העשירה שצוותיי הרכש בנו במשך שנים של ניהול קטגוריות אסטרטגיות ושבה ניתן להפיק ערך בצורה היעילה ביותר. 
  • ניהול ספקים : בנה מערכות SRM מתקדמות ויעילות המסייעות באמת להעריך ספקים, שווקים וסיכון (ולא רק כרטיסי ניקוד של ספקים). שוק זה מלא, אז בחרו מערכת שתסייע לכם להתמקד במה שחשוב ביותר בשרשרת האספקה ​​שלכם.

בהצלחה במסע,

כותב המאמר: ארז לוי, מנכ"ל המרכז הישראלי לרכש