למה לי דיגיטציה עכשיו ?
מנהלי רכש רגילים לנהל את תהליכי הרכש בעיקר במערכות ERP, אשר קיימות כמעט בכל ארגון. זה הפך כמעט להיות מובן מאליו שארגון מנהל את תהליכיו ב- ERP ולא אחת זה "גורר" גם את תהליכי הרכש.
מערכות ERP משרתות נהדר את ארגוני הכספים, נותנות להם לא רק פתרון לניהול תהליכים פיננסיים, אלא שליטה ובקרה מלאה על כל מה שקורה בארגון, ועל כל שלוחותיו (במיוחד אם זה ארגון גלובאלי).
מנהל IT "אוהבים" את פרויקט הERP , אשר לא רק מלווים בפרויקט הטמעה חשוב ברמת הארגון כולו, אלא אף משמרים רמת עניין לאורך כל שנות השימוש במערכת… ואם מותר לומר בקול רם גם מתחזקים תקציב מכובד וחשוב להנהלת החברה (מעמד בכיר כבר אמרנו).
מערכות ה ERP מתגלות לאחרונה כגולם שקם על יוצרו. הם לא רק קשות להטמעה ולא גמישות לשינויים, תחזוקתם והתאמתם המדויקת לארגון ספציפי גוררים תקציבי עתק שארגונים כבר לא מצליחים לשלם !
תהליכי ה ERP משאירות את הרכש מאחור
בזווית מנהלי הרכש, ה ERP הוא אמנם ONE STOP SHOP לתהליכים ארגוניים רבים כמו כספים, משאבי אנוש ועוד, אך בו נאמר את האמת הם לא מיועדים לניהול תהליכי רכש !
רכש הוא פונקציה מורכבת הדורשת הרבה גם גמישות וגם שיתוף פעולה. בסופו של יום, יכולות ה- ERP פשוט אינן מתאימות ומשאירות הרבה פערים בין הרצוי למצוי בהם.
ארגונים שעוסקים בתהליכי רכש מורכבים, שכוללים רכש מהיר של טכנולוגיות וחדשנות, של שירותים למיניהם, שתומכים במספר אתרים בעולם, במדינות מתפתחות, ברכישות ומיזוגים של חברות- מקרים אלה מנהל הרכש מוצא את ה ERP כמערכת שלא נותנת לו את הכלים הנדרשים.
אסייג ואומר כי בארגונים בהם ברכש אינו בעל אופי יצורי, שזאת אומרת ניהול מלאים, ייצור סדרתי וכו'. במקרה כזה תפקודו של הרכש הוא חלק משרשרת אספקה, ו ל- ERP במקרה שכזה תהיה שחשיבות גדולה בניהול תהליכי "שרשרת האספקה".
מערכות ה ERP מציבו אתגרים בלתי פתורים למנהלי הרכש , והעיקריים שבהם :
- תהליכי P2P- Purchase to Pay : החל מניהול דרישות, הצעות מחיר, פתיחת ספק, הזמנות, חשבוניות ותשלומים. עבודות עם ערך מוסף נמוך ועומס אדמיניסטרטיבי גבוה מאד ! ויורשה לי לומר שיש ארגונים שזוהי עיקר פעילות הרכש !.
- תהליכי ניהול חוזים: מעקבים ידניים וקושי במימוש פרטי ההסכם על ידי היחידות התפעוליות והעסקיות בשטח.
- קושי באיתור מקורות אספקה : מקורות אספקה בשווקי יעד, בשווקים מתפתחים, בשווקים של חברות חדשנות שהארגון רוכש או מתפתח אליהם, מקורות אספקה חדשניים
- שימוש מאסיבי באקסל ועבודות ניתוח מידע ידניים: לצד ההשקעה הגדולה במערכת ה ERP הן בכסף והן במשאבי היישום, מוצא מנהל הרכש את התהליכי שלו מגובים באקסלים אינסופיים שכוללים : ניתוחי הוצאות רכש, ניתוח קטגוריות רכש, ניהול ביצועי ספק ועוד.
כתוצאה מפערים אלא צוותי רכש מחפשים תשובות לעיתים קרובות מחוץ למערכת ה- ERP, אך יש להם שלל בעיות משלהם, כולל חוסר נראות, חוסר יעילות, או בכנות, בזבוז וחובר יעילות הן של זמן והן של כסף.
הטכנולוגיה משנה את עתיד תהליכי הרכש
מערכות הדיגיטציה והאוטומציה, נכנסות חזק לתחומי הרכש בעולם. זוהי הפעם הראשונה שיש לרכש מערכת ניהול תהליכים ייעודית. החדשנות איננה רק טכנולוגיות של AI ולמידת מכונה , שמאפשרות ביצוע פעולות במקום "בני אדם".
החדשנות מגיעה גם למודל המערכת כולה. אם עד כה היינו תחת "שליטתם" של מערכות ERP ONE STOP SHOP , פה המודל הוא לגמרי מקומי, זאת אומרת שרוכשים מערכת ייעודית לניהול תהליכי הרכש. ההטמעה מהירה יותר, היישום קל יותר והתחזוקה נמוכה בהרבה כי המערכות מבוססות על ענן.
צריך לציין שמערכות אלא מתממשקות בקלות ל ERP קיים ולעיתים הם הדרך הנכונה להתפתח במקום על התהליכים הידניים או מערכות מקומיות כאלה ואחרות.
הובלה של הרכש לבחירה והטמעה של מערכות דיגיטציה של הרכש
בניגוד לבחירת מערכות ERP שמובלות ע"י IT נראה שהפעם זה דווקא מנהלי הרכש שמובילים את תהליכי הבחירה והרכישה של מערכות הדיגיטציה של הרכש.
בעוד מחלקות IT מתמקדות דיגיטציה של ה UP STREAM שכולל בעיקר מכירות ושיווק, הרכש הוא זה שלוקח את ההובלה על בחירת מערכות ה DOWN STREAM של ניהול הספקים והרכש.
זה רק הגיוני שהרכש צריך להוביל את התהליך של בחירת "המערכת שלו", זה יוודא בחירה תואמת לצרכים ואתגרים מחד ומצד שני הטמעה חלקה ומהירה יותר.
"אני חושב שאנחנו לקראת תקופה מרתקת,
בה נראה את טכנולוגיות הדיגיטציה והאוטומציה משנות את תהליכי ותפקוד הרכש בארגונים".
