*WHITE PAPER Procurement: Look to the Future, Not the Past – App Orchid – World Trade and Contracting

.

פער זה בתפיסת הערך יוצר תסכול משמעותי בקרב השני הצדדים.

הרכש מצידו מציין את הפערים הבאים :

• המיקוד של הרכש בחסכונות והוזלות תקציב, אינו חשוב לבעלי התקציב, וחמור מזה, זה יוצר תסכול עמוק מהרעיון של ' חיסכוןברכש". זה מועצם עוד יותר כאשר הרכש מנסה להציג את "הערך שלו בתהליך".
• מאחר והמיקוד של הרכש לא שם, כשהוא כבר מנסה להביא ערך אסטרטגי כזה או אחר, הוא מגלה שאין הערכה מספקת לכך מהצד השני.
• בכירים בצד היחידות הדורשות, חושבים שעבודת הרכש היא קלה ופשוטה. הם לא יודעים כמה מאמץ ומומחיות מושקעים בתהליכים שהרכש מוביל (חוזים, מו"מ, בניית קשרים עסקיים עם ספקים), וחושבים שהם יכולים לעשות הכל לבד, ואפילו יותר טוב.
• חלק מחוסר ההערכה נובע מכך שהיחידות הדורשות מתמקדות בעיקר בהשגת מה שהם רוצים בהקדם האפשרי, ולא מאפשרים לרכש להביא את הערך שאמיתי שלו למגרש.

ניתן לומר שברוב הארגונים, היחידות העסקיות רוצות שהרכש יעבור להיות ממוקד יותר בחזית, בגידול המכירות והחדשנות. זה אומר לתת מודיעין עסקי מהשוק לגבי מה חדש בשווקים ולזהות חלופות, ולייעץ ליחידות הדורשות על ביצוע עסקאות אופטימליות לארגון.

 עם זאת קבוצות רכש רבות נשארות תקועות במרכיב המרכזי של תהליך הרכש בפועל, החל מניהול הדרישות והצעות המחיר וכלה במשא ומתן על חוזים והתקשרויות.

פערים אלא, הם המקום שמקורו לרוב בתסכול רב כל כך.  בעלי העניין רואים בבירור הזדמנות משמעותית לרכש להוסיף ערך רב יותר על ידי הפיכתו למאפשר לחדשנו.  קל לדמיין, למשל, כיצד העלאת ספק טכנולוגיה חדש מהר יותר יכולה לסייע לארגון להקדים את המתחרים – יתרון שיכול לתרום לשורה התחתונה. 

"אם נסכם את הפערים בין הגישות והתפיסות, אפשר לומר שהרכש מתבקש להרחיב את היריעה וטווח ההסתכלות, לגבי הערך שהוא יכול להביא לשולחן".

רק להדגיש כי אין כוונה לומר שהפער הזה הוא "כתב אישום" על הרכש והתנהלותו, אלא רק כמציין עובדה למציאות (עגומה) שבסופו של דבר, על רכש לקחת אחריות על האופן שבו היא נתפסת על ידי בעלי עניין !

 ו. למה הרכש לא מחבק את הערך אסטרטגי  ?

אז אם לומר את האמת, רוב מנהלי הרכש היו שמחים להיות אסטרטגיים יותר. אבל הם מרגישים שהם נלחצים, ממה שהם תופסים "כהוראות הארגון וההנהלה" לחיסכון בעלויות. צריך גם לומר שחיסכון בעלויות רכש קל הרבה יותר למדוד מאשר, למשל, עד כמה הרכש מאפשר חדשנות או אפילו תרומה של לגידול בהכנסות. 

את גופי המכירות מודדים בכניסה של הזמנות ואת הרכש בחסכונות. זו גישה פשטנית שכאמור מביא לפערים אותם ציינו ! .

אם נזכור שפילוסופיות הניהול ממוקדות באמירה "רק מה שניתן למדוד ניתן לנהל" הא לכם מציאות מצערת לכל הצדדים.  זה לא שרכש לא רוצה להיות חדשני,  אבל מה שנמדד, מנוהל. ברוב הארגונים הרכש תמיד מוכר ונמדד על פי הערך או התרומה שהוא נותן לפי הדבר שהכי קל למדוד והוא חיסכון !

• איך מתקדמים לרכש בעל ערך אסטרטגי ?

 יש הסכמה רחבה כי רכש יכול להיות- ואכן, רוצה להיות-אסטרטגי יותר, מאשר "לבזבז זמן" על פעילויות של תהליכים בירוקרטיים, ואספקת חיסכון בעלויות, שהוא בדרך כלל רק זווית אחת למדידה של הערך, שכאמור לא אחת נמצאת בניגוד מוחלט למה שהיחידות הדורשות צריכות מהרכש (גידול מכירות וחדשנות).

ראשית נאמר כך : "להיות אסטרטגי אינו דורש הסכמה, העצמה או סמכות; זהו מצב נפשי ומוכנות לערער על המצב הקיים. מנהלים רעבים הוגים רעיונות אסטרטגיים;  הרכש שולט בגורלו שלו". 

לקבל מקום ליד שולחן החדשנות – או כל שולחן אסטרטגי אחר – זה לא משהו שיקרה באופן פסיבי. זה דורש החלטה ומאמץ אקטיבי של הרכש.  להיות אסטרטגי מחייב את הרכש להיות בפרונט מחד ולהיות פתוח לשינויים קיצוניים אפילו מצד שני.

הרכש צריך להעריך את כל התהליכים ולראות האם הם מותאמים למטרה של הוספת ערך אסטרטגי לעסק.  לדוגמא: רכש משקיע 80 אחוז מזמנו במשא ומתן על תנאים והגבלות ורק 20 אחוזים מזמנו בעבודה על הדברים המקדמים צמיחה במכירות וחדשנות, כגון : עמידה באבני דרך, עמידה בדרישות חדשנות, אחריות ובלעדיות, וכדומה. 

כדי לעשות זאת צריך ליעל ולקצר את הזמן שמתבזבז הלוך ושוב על משא ומתן עם ספקים על התנאים וההגבלות. צריך להפסיק לעשות את הריקוד הסדרתי הזה, כדי לקבל את הזמן לבנות מערכות יחסים עם היחידות הדרושות ולעבוד לעזור להם למצוא ולהתקשר עם הספקים הנכונים. 

עבודה משותפת עם מחלקת המשפטית לדוגמא, יכולה ליצור הסכמי ליבה שהם הרבה יותר ספציפיים ופשוטים ליישום.

• לבנות מערכות יחסים

מעבר לניהול רכש אסטרטגי מחייב להימלט מהמנטליות של 'ככה זה תמיד נעשה' כדרישה מוקדמת. אבל הצעדים החשובים ביותר של הרכש כדי להוסיף ערך אסטרטגי יותר היא באמת להבין את העסק של היחידות הדורשות – המטרות והלחצים שלהם, וההזדמנויות שלהם – וחיפוש דרכים לתמוך בהם . זה המפתח עבור הרכש לעבור מתפקוד טקטי של "הרוע הנחוץ" לתורם ערך אסטרטגי. 

כדי להשיג את זה נדרשת הרכש לבנות מערכות יחסים עם בעלי עניין, ולהיות מיומנים בהבנת הנקודות העיוורות הפוטנציאליות של בעלי העניין, כגון סיכון.  בעלי העניין, זה ברור, יודעים מה הם רוצים, והם רוצים את זה מחר. כמובן שזה רחוב דו כיווני. זה מתחיל ברכש, אך גם בעלי העניין צריכים ללמוד על העסק של רכש. 

נקודת התחלה טובה היא להבין את נקודות החיכוך בתהליכי הרכש שבהם נגרמת עלות והערך נשחק או מפספס. הרכש יכול להתמקד בהקלת אותם תהליכים בעלי ההשפעה הכלכלית הגדולה ביותר על העסק. 

חברות מצפות שרכש יספק בקרת הוצאות-זהו חלק מהצנרת הבסיסית-אך אין זה אומר שאין מקום ליצירת ערך ואסטרטגיה. סימן ההיכר האמיתי של "להיות אסטרטגי" הוא להבין כיצד ניתן להעביר פעילויות ליבה בצורה יעילה ויעילה יותר, מה שבתורו משחרר זמן ויוצר רעיונות לרמות תרומה גבוהות יותר.  אחת הדרכים להשיג זאת היא באמצעות מינוף הטכנולוגיה. 

• מינוף הטכנולוגיה

הטכנולוגיה יכולה לעזור לרכש. מנהיגי רכש שחושבים קדימה מבצעים אוטומציה של המשימות השגרתיות (ועם זאת המשמעותיות הקשורות לשמירה על פעילות העסק) ומחפשים הזדמנויות לחדשנות אמיתית או ערך מוסף אחר.

הטכנולוגיה קיימת עבור הרכש ועוזרת לפשט תהליכים ולפנות זמן להתמקד בהוספת ערך אסטרטגי.  כבר רואים כמה פריצות דרך מרגשות עם בינה מלאכותית, למשל.  בעוד המוח האנושי נוהג להפוך את הדברים להרבה יותר מסובכים ממה שהם באמת,  שימוש בטכנולוגיה מתקדמת עושה עבודה מצוינת ופשוטה לכאורה.

מינוף הטכנולוגיה עוזר להתמודדות עם אתגרי העמקת קשרי הספקים, עם דגש מיוחד כיום על נושא שקיפות רבה יותר, דיווח טוב יותר בכל שרשרת האספקה. 

• פיתוח כישורים ויכולות חדשים לרכש

התרחקות מהתמקדות בחיסכון לאזורי ערך אסטרטגיים יותר, ככל הנראה כרוכה בשינוי ארגוני ותרבותי משמעותי.  עבור הרכש, נצטרך להבין אילו ידע ומיומנויות חדשות ידרשו.  לדוגמה: מיומנויות ניתוח נתונים, יכולות הצגה וקבלת החלטות, הבנת חשיבות וערך מול מגוון עצום של הזדמנויות,  ואולי החשוב מכולם: הבאת ידע תחרותי. 

רכש יכול להוסיף ערך עצום על ידי שמירה על דופק המגמות השוק, אמות מידה תחרותיות והבאה לעסק רעיונות חדשים, להשגת יתרון תחרותי באמצעות שיטות רכש טובות יותר.  מחקר WorldCC מוכיח שכל אלה הם תחומי חולשה של רכש כיום. 

מאמר זה מבוסס על נייר עמדה המבוסס על תוצאות של סקרים וראיונות, עם הוספת הקשר ופרשנות המבוססים על הניסיון והמומחיות של App Orchid ו World Trade and Contracting.

https://contractai.apporchid.com/procurement-value-infographic.php