נושא הסמכות איכות הינו לרוב באחריות מנהל אבטחת האיכות בארגון. יחד עם זאת, ביצוע הסמכות מתקדמות מאפשר קיצור של תהליך הקליטה והקטנת בעיות איכות ספקים, ולכן הוא בעלות חשיבות רבה למנהלי הרכש.
קיימות מספר שיטות הסמכה מרכזיות, התורמות לשיפור העבודה מול הספקים:
- אספקה למלאי (ללא ביקורת של הרוכש), Ship to stock – בשיטה זו, הספק מוסמך לבצע לעצמו ביקורת איכות (על בסיס כללים שהגדיר הלקוח), והמשלוחים ממנו מסופקים ישירות למלאי ללא ביצוע ביקורת (למעט בדיקת מסמכים).
- אספקה ישירה לקו – Ship to line – בשיטה זו מסמיכים את הספק לבצע ביקורת איכות "בשם הלקוח" והציוד מסופק ישירות לקווי הייצור של הלקוח ללא בדיקה נוספת.
- בדיקה במקור (Source inspection) – בשיטה זו, נציג הלקוח (כגון חברה מתמחה או עובד החברה) מגיע לאתר הספק ומבצע ביקורת איכות לפני משלוח הטובין ללקוח. שיטה זו רלוונטית בעיקר בספקי יבוא, במטרה למנוע משלוח של סחורה פגומה ולבזבז זמן יקר.
תועלות ה – Best Practice
- קיצור זמן קליטת הטובין והזמן המושקע בה.
- לא נדרש ציוד בדיקה (לעיתים יקר) באתר הלקוח
- הקטנת בעיות איכות בעת הקליטה, כולל מקרים של חוסר בחומר גלם עקב משלוח פגום
השיטות הנ"ל לא מוגבלות לתעשייה כזו או אחרת וישימה כמעט בכל תעשיה. אך לרוב נדרש להשקיע בתהליך ההסמכה/בדיקה במקור. כמו כן, לא תמיד יש לספק את היכולות והמוטיבציה לשתף פעולה עם תהליך ההסמכה.
תהליך ישום
- מיפוי ההסמכות הקיימות – יש למפות לספקים הקבועים והפעילים, מה סוג ההסמכה הקיימת
- בניית תכנית הסמכות – הגדרת הסמכות נדרשות לספקים השונים, תיעדוף והגדרת לו"ז ליישום מול אבטחת איכות
- ישום
היבטי מערכות מידע
- מערכת מידע של הרכש צריכה לכלול את רשימת הספקים המוסמכים ורמת ההסמכה הנדרשת.
- מערכת הרכש חייבת לכלול אינדיקציה של רמת הסמכת הספק כדי לספק למחסן הקבלה הנחיות לגבי קליטת הציוד והבדיקות שיש לבצע.
