מתודולוגיית הערכת ומדידת ספקים עוסקת במדידה תקופתית של ביצועי הספקים, שיקוף הציונים לספקים וביצוע תהליכי פעולה מתקנת (הן מול הספק והן בתוך הארגון כגון החלפת ספק).
מהות המתודולוגיה היא לבצע הערכת ספקים באופן מובנה, מחזורי, וכזה היוצר שיפור מתמיד.
תהליך הערכת ספקים משתנה בין ארגון לארגון, אך להלן תהליך "גנרי" הנפוץ בארגונים רבים:
- איסוף נתוני מדדים ומבדקים (אם נדרש)
- מתן ציונים, בניית Score card ותיקשורו בארגון (בדגש על עובדי הרכש)
- תיקשור ה – score card לספק
- דיון עם/בלי הספק על פעולות מתקנות
פרמטרים נפוצים במדידת ספקים: איכות המוצרים המסופקים, כפי שנמדדת לפי מספר הליקוים בבדיקות קבלה, תקלות המתגלות במהלך הייצור ותקלות אצל לקוח סופי. עמידה באספקות, איכות השירות, איכות כללית של הספק (כגון רמת השת"פ, יוזמות לשיפור מתמיד וכד').
הערכת ומדידת ספקים מבוצעת לעיתים ע"י מחלקת הרכש ולעיתים ע"י אבטחת איכות, אך בכל מקרה איכות הספקים הינה בעיקרון באחריות הרכש. על מנת לבצע מדידה יעילה, קלה ואוביקטיבית, רצוי ל"שאוב" כמה שיותר פרמטרים מערכת המידע הארגונית.
תועלות ה – Best Practice
- שיפור איכות הספקים הקיימים, בכל ההיבטים הרלוונטים (איכות המוצר, עמידה בלו"ז וכד').
- כלי לבחירת ספקים עתידיים איכותיים
- מהווה לעיתים טריגר להחלפת ספקים עם רמות ביצוע נמוכות.
- שימור ידע (מבוסס עובדות) אודות איכות הספקים, ולא תורה שבע"פ. תועלת זו חשובה במיוחד בגופי רכש גדולים ו/או כאשר ישנה תחלופת עובדים גבוהה יחסית.
הערכת ומדידת ספקים רלוונטית בכל תעשיה ולכל חברה אשר עובדת (בפועל או פוטנציאלית) עם מאגר ספקים קבוע יחסית (דהיינו הרכישה מספק מסוים אינה חד פעמית).
תהליך ישום
- סיווג הספקים לפי מאפיינים – לעיתים יש להגדיר שיטת הערכה שונה לסוגים שונים של ספקים. לדוגמא: יש להשקיע יותר בהערכת ספקים אסטרטגיים או בעלי רמת סיכון גבוהה. מטרת הסיווג היא לסווג את הספקים לפי סוגי התהליכים. לדוגמא – לפי רמת חשיבות (אסטרטגי וכד'), לפי רמת סיכון (כגון ספק יחיד) או לפי תחום רכש (חומרי גלם, חומרי אריזה וכד').
- הגדרת קריטריונים לבחינה – הגדרה מהם המדדים, כיצד יחושבו, איך יחושב הציון עבורם ובאיזו סקלה.
- הגדרת תהליך ההערכה – תדירות, תהליך עבודה, גורמים מעורבים וכד'
- הגדרת אופן השפעת הציונים על העבודה עם הספק – כיצד ישולבו הציונים בתהליך בחירת הספקים בפניות עתידיות, והאם יש לבצע מהלכים מסויימים ברמות ציון מסוימות (לדוגמא-הפסקת עבודה בציון פחות מ-X)
- ישום מדדים וכלים – דוחות ממערכת המידע, טפסים וכד'
היבטי מערכות מידע
ישום הערכת ספקים אפקטיבי יותר כאשר הוא מיושם במערכת ה-ERP, אך אין זה הכרח. לרוב, היישום כרוך בהטמעת מודול/פונקציונליות להערכת ספקים, בניית כלי המדידה במערכת ויכולת תיעוד הציונים במערכת.
