הכישורים והמיומנויות החדשות להצלחה בניהול הרכש

משבר הקורונה, המלחמה באוקראינה, הכאוס בשרשראות האספקה, והכניסה המואצת של טכנולוגיות מתקדמות כמו בינה מלאכותית, אוטומציה ורובוטים – משנים לגמרי את העולם העסקי בכלל ואת עולם ניהול הרכש בפרט.

אחד הדברים שמעסקים את מובילי הרכש בעולם הוא ההתאמה של הכישורים והיכולות של מנהלי הרכש וצוותיהם, לסביבה העסקית החדשה והמשתנה.

קצב השינוי הגלובלי נמצא בעקומה חדה כלפי מעלה, ואף אחד לא יכול לנוח על זרי הדפנה, כי אנחנו פשוט לא יודעים מה יש מעבר לפינה. בדיוק כשאתם חושבים שעשיתם את זה, ואתם מבינים את כללי המשחק החדשים, העולם זורק כדור שמטלטל את הכל שוב.

מנהלי הרכש הצליחו למנף את המשברים ולהתברג כחלק חשוב במכונות העסקים וההנהלה, אבל בואו לא נטעה ונחשוב שהמסע מסתיים שם. המשברים נתנו לנו את ההזדמנות לה חיכינו שנים, אותה הכרה בחשיבות הרכש להצלחה העסקית הכוללת, להמשכיות העסקית ושימור ואף הגדלת המכירות. לא עוד בולמי הוצאות וחוסכים בשוליים, אלא שותף עסקי שנמצא ליד הגה הנהג של הנהלת העסקים.

כדי לעמוד באתגרים החדשים, הידועים והלא ידועים באופק, אנשי מקצוע בתחום הרכש, צריכים לוודא שכישוריהם עומדים במבחן המגמות המתפתחות בשנים האחרונות וכמה מהשינויים הגדולים שעוד צפויים בתחום הרכש והעסקים בכלל.

הנה כמה מהכישורים והיכולות החשובים ביותר :

1. ניהול סיכונים עסקיים

כשמדובר בשרשרת האספקה ובמגמות העולמיות, הגיע הזמן לחשוב על הבלתי נתפס ולהיות מוכנים ככל שתוכלו לכל דבר שיקרה בדרככם. לא מדובר רק בסביבה החיצונית, אלא גם באופן שבו מתבצעות כל פעילויות המיקור הפנים הארגוני (בחירה והתקשרות עם ספקים).

מנהלי הרכש לא יכולים יותר להגיע להנהלה ולהסתתר מאחרי מגמות עולמיות, וברוח ובנימוק של "צרת רבים". מנהלי הרכש נדרשים להיות יצירתיים, פרואקטיביים ולייצר תוכניות ופתרונות שידעו להתמודד עם תרחישים ידועים ולא ידועים.

רודוף ג'וליאני, לשעבר ראש עיריית ניו יורק, נודע בשל תפקודו המיוחד בזמן תקיפת התאומים באסון 11.9. הוא לא ידע שיקרה כזה אסון בדיוק, ובטח שלא דמיין ששני התאומים יפלו משני מטוסים שנחטפו על ידי טרוריסטים מתאבדים, בזה אחר זה. אבל הוא כן ידע להתכונן ל"מגה אסון", הוא תרגל את התגובות, התהליכים והפעולות שעליו ועל העירייה לנקוט בזמן משבר שכזה. זה לא היה פוקס, זה לא היה מזל – הוא היה מוכן ! הוא היה מקצוען שעשה עבודת מטה דקדקנית שהביאה לתוצאות שהוביל.  

גם מנהל רכש צריך לנסות ולדמיין את הכשלים האפשריים, ובעיקר לייצר אלטרנטיבות ופתרונות אפשריים לתרחישים, שלחלק מאיתנו יראו "הזויים". זה לא מותרות, זה חלק מהותי מתפקודו של מנהל רכש, והיום זה כבר הפך להיות חלק מהציפייה של ההנהלות ממנהלי הרכש. 

2. – Storytelling לספר את הסיפור

בעקבות המשברים של השנים האחרונות, רכש ושרשרת האספקה מקבלים רמות גבוהות יותר של תשומת לב ברמת ההנהלות הבכירות. אליה וקוץ בה, החשיפה מחייבת לפתח יכולות תקשורת שונות לחלוטין מאלו הנהוגות בדרגי הביניים ודרגי העבודה.

רמת הנהלה בכירה מאופיינת בד"כ על ידי יכולות הפשטה של נושאים מורכבים ומסובכים. אנשי הנהלה בכירה הם בד"כ אנשים שבחרו לעזוב את המומחיות המקצועית ולעבור לניהול ממעוף הציפור. הם בד"כ עמוסים בזמן, לחוצים בתקציב, ומתבקשים לייצר תוצאות בסביבה עסקית בלתי אפשרית.

התקשורת עם מנהלים בכירים דורשת שפה ציורית, הפשטה, סיפור שמצד אחד יהיה פשוט ומהיר להבנה ומצד שני מדויק במסר ובפעולות הנדרשות.

כשלון בתקשורת כזו, ירידה לפרטים מיותרים, הרצון להראות שליטה מקצועית, יביא דווקא לתוצאה ההפוכה, תוצאה של "אובדן הקהל" שאתה מבקש את תשומת ליבו. ולכן ההמלצה למקצועני הרכש, שחררו את הפרטים, את הרצון להראות בשליטה, פשטו את התקשורת שלכם, ספרו סיפור טוב, ברור מדויק ומנחה לפעולה.  קבלו כיסא לצד שולחן ההנהלה !

3. פיתוח ולמידה מתמידים

בעבר הלא רחוק, ניסיון של שנים ברכש היה מנת חלקם של רבים ממנהלי הרכש שקיבלו קידום לשולחן ההנהלה. אולם לצערנו ניסיון איננו ערובה לקידום יותר, ובעולם שבו הידע והמידע זמין לכולם, הנהלות מחפשות דווקא כישורים אחרים ואולי אפילו הפוכים לגמרי.

היכולת להתאים עצמך, ללמוד תחומים חדשים, להשתנות ולהתאים את עצמך והארגון שלך- הם מהכישורים החשובים ביותר. בארגונים רבים מסדרונות הרכש מלאים במקצועני רכש "עם ניסיון עשיר של שנים", אבל הם לאו דווקא אלה שמקבלים את ההגה וההובלה של ארגוני הרכש העתידי.

המלצתנו למנהלי הרכש, השקיעו בפיתוח הכישורים האישיים שלכם, התמקדו דווקא בכישורים כללים כמו יכולות הצגה והסבר, תקשורת עם עמיתים וספקים, בניית מערכות יחסים, הובלה ומנהיגות, אלא יהיו כישורים שישמו אתכם בהתמודדות מול כל אתגר ניהולי שקיים ועתיד להגיע בהמשך. את הפערים בידע מקצועי תמיד תוכלו להשלים על ידי קריאה, שימוש ביועצים, שאלת עמיתים ואפילו שימוש בידע שקיים אצל הספקים.

4. מ-ידע אישי ל-בינה עסקית

הטכנולוגיה היא היום אלמנט שמבדיל ומייחד ארגונים זה מזה. החכמים שבארגונים מחבקים את הטכנולוגיות החדשות, ונותנים להם לשאת אותם קדימה, בבניית יתרון תחרותי בולט מול מתחרים מהססים.

עבור אנשי מקצוע בתחום הרכש, חיבוק של טכנולוגיות חדשניות בעולמות הרכש הוא ראשון במעלה. נגישות, מהירות ואיכות השגת מידע, ניתוח והנגשתו, הופך מהר מאד ליתרון תחרותי משמעותי ביותר.

מובילי הרכש חייבים לפתח את כישורי הבינה העסקית של הרכש, כאלמנט של יתרון תחרותי מול ארגונים מתחרים. יתרון בולט נוסף זה שחרור הרכש מעבודה ידנית בעלת ערך מוסף נמוך, ולעבור לביצוע משימות בעלות ערך מוסף עסקי גבוה.

בתחום הזה יש נטייה של מנהלי רכש להיות פאסיביים, הם משאירים את ההובלה למנמרים ומנהלי מערכות מידע שיקבעו את הקצב והכיוון. ההמלצה שלנו היא לקחת מובילות, להסתכל קדימה ולאתגר את הסטטוס קוו המחלקתי והארגוני. רק הרכש יודע באילו משימות טמונה ההזדמנות לבצע אוטומציה ולהאיץ את היישום של התהליכים החדשים וכמובן להפיק מהם את הערך הגדול ביותר.

5. לעבוד מכל מקום וזמן

בעידן שלאחר הקורונה, שאופיין בעבודה מרחוק ו/או בבית, אנשי מקצוע הרכש צריכים לבחור ולמקד את ההכשרה וההתפתחות המקצועית שלהם במיומנויות דיגיטליות. פעילויות שנעשו בעבר פנים אל פנים, כמו משא ומתן וניהול קשרי ספקים, יבוצעו בפלטפורמה דיגיטלית. החל משמירה על קשר עין וכלה בתנועות ידיים גלויות, מיומנויות דיגיטליות אלה יהיו קריטיות עבור אנשי מקצוע להמשיך לספק את הסחורה עבור העסק.

המחויבות והעומק שתבחרו להשתמש בבינה עסקית (BI) היא זו שתגדיר את הרמה שלכם כמומחים במרחב הדיגיטלי. העתיד של מקצוע הרכש ושרשרת האספקה הוא דיגיטלי, והשימוש בכלים עדכניים מתקדמים יאפשר להיפטר מתהליכים מיושנים וידניים. על ידי כך, אנשי מקצוע יכולים לפנות זמן ומשאבים יקרים, כדי להבטיח שזמן הרכש יושקע בתחומים האסטרטגיים שבהם הוא צריך להיות.