למרות שתפקידי הרכש כוללים הבאת ערך כלכלי גבוה לחברות, לא תמיד ערך זה מצליח להגיע בצורה נכונה אל הספרים ושהורה התחתונה של העסקים. התוצאה היא חוסר פירגון (או לעיתים זלזול) במטריקות שהרכש מציג ובערך שהוא מביא לארגון.
למה זה קורה ? איך ניתן לשפר את זה ? איפה המפתח ? – מנהל הכספים !
להלן מספר טיפים העוזרים להשגת התאמה בין מימון לרכש.
סנכרון דיווחי הרכש בצורה שתקדם שיתוף פעולה
דיווח חיוני לשמירה על יישור מחלקות שונות. זה רק הגיוני שהמחלקה האחראית על ניהול הכסף והצוות המטפל בקנייה צריכים להיות מתואמים. כדי באמת להפיק את המרב מהמאמצים השיתופיים שלך, נסה לסנכרן את מבנה הדיווח כדי להגביר את האימוץ.
כדי לקדם את התיאום הזה ישנם ארגונים ששינו את דיווח מחלקת הרכש ידווח ישירות לסמנכ"ל הכספים. הסיבה העיקרית היא הנקודות הבאות :
- הכללה של מטרות הרכש והיעדים הפיננסיים כאחד.
- אימות רכש כפונקציה עסקית הכרחית.
- נראות משופרת לתהליכים פיננסיים. כרוכשים, חיוני שרכש יבין את התקצוב וניהול המזומנים כדי לעזור לעמוד ביעדים העסקיים הגדולים יותר.
- אסטרטגיות מקורות משופרות. ברגע שרכש מבין טוב יותר את מה שחשוב לעסק, קל יותר למקד לאסטרטגיות המקור כדי להתאים את היעדים הללו.
יישר מדדים למתודולוגיות חיסכון
רכש תמיד יעסוק בחיסכון וזה "הלחם והחמאה" של כל ארגון רכש. החשיבות הוא שחסכונות אלה ימצאו את דרכם לשורה התחתונה של העסק. חובת יישור הדיווח והמדידה בין הרכש והכספים הוא חיוני. בין הנקודות שחשוב להגיע להסכמה ותיאום :
- כיצד מחשבים חיסכון ?
- איך תעקבו אחר החיסכון ?
- איך תזהו עוד מקומות להוספת ערך ?
- מי מאשר חסכון ?
- איך תתעדו חסכון ?
מדיניות ארגונית
מדיניות הרכש צריכה להיות חלק מהמסגרת הגדולה יותר של פעילות הארגון. בצורה כזו הרכש יוכל למלא תפקיד של מביא ערך יותר מאשר "שומר בשער" של הוצאות הארגון. מדיניות ארגונית לגבי הפעולות הבאות יכולה לעזור לרכש להימנע מחיכוכים מיותרים ומצד שני להשיא את ערך הרכישות :
- אישורים וחתימות על תהליכי הרכשה
- ניהול תקציבים
- נסיעות ובידור ורווחה
- מדיניות שימוש בכוח אדם חיצוני
- מדיניות רכש מספק יחיד
- פתיחה ואישור ספקים חדשים
- רכש מרכזי מול רכש מבוזר
בקרה ואכיפת המדיניות
רכש ממלא תפקיד משמעותי גם באכיפת מדיניות זו. רכש מסוגל לספק ערך גדול בתחום זה במגוון תחומים :
- פתיחה ובחירה של ספקים
- עמידה במגבלות ההוצאה ורמות ההרשאה
- אימות הזמנות רכש לפני התשלום
- אלוקציות של הוצאות מול ספק
- ניהול סיכונים
דרכים אפקטיביות לעבודה נכונה בין רכש לכספים
- זיהוי: האם יש נכונות ארגונית, משני הצדדים לעבודה מתואמת בין רכש לכספי. מהם ההזדמנויות שיכולות להשיא את הערך הכלכלי של הרכש לארגון. זה יכול לכלול הפחתת עלויות, הפחתת סיכונים או שיפור איכות מוצרי הספק שלך.
- סדרי עדיפיות: וודא שאתה מקדיש את הזמן לתעדף את הצעדים. קבעו את הסיכון והערך הנלווים לכל שלב וטפלו במשימות החשובות ביותר קודם.
- תכנון קדימה : מאמץ משותף טוב כולל קביעת תוכנית לעתיד. שוחח על חיסכון צפוי וכיצד אתה מתכוון להשיג את המדדים האלה.
- שתף פעולה: פעלו בהדדיות להסיר מגבלות וחסמים שיאפשרו עבודה משותפת, שקופה ואפקטיבית.
- מדדים יעדים ומטרות : כדי לדעת מה עובד דאי לשים מדדים משותפים, שיאפשרו להבין מה עובד ומה לא .
- תקשורת : סביר להניח ששיתוף פעולה יציב באמת יצליח כשיש אחריות. תקשר את ההתקדמות והציפיות שלך עם העסק הגדול יותר ותוכל להפיק את היתרונות של ההצלחות המשולבות שלך.
כל האסטרטגיות הללו חיוניות כדי לעזור לרכש להצליח בשיתוף פעולה עם הכספים, אך יש לך סיכוי גבוה בהרבה להצלחה אם תבחר בכלים ומערכות נכונים לעבודה. מערכות דיגיטליות יכולות לתת פתרון מצוין הכול לדיווח אמין, בזמן אמת ובשקיפות מקסימלית.
מנהלי רכש, שימו ביומן ובראש את הזמן לעבוד בשיתוף פעולה עם הכספים, זה המפתח שיוכל לקחת את ביצועי הרכש ישר לשורה התחתונה.
