בימים מטורפים אלה של לחץ מצד הנהלות להוזלת עלויות עולה השאלה : האם לגיטימי לבקש הוזלות על ידי שימוש במכתב דרישה?
אנחנו שומעים מנהיגי רכש רבים שמתנגדים לגישה זו, ללא קשר לנסיבות הארגון.
הסיבה העיקרית היא שגישה זו 'משחק כוח' וזה משדר שחצנות חד צדדית, אשר מעבירה מסר פשוט "מאחר ואני ארגון גדול אני עושה את זה כי אני פשוט חזק ויכול" .
יש לציין כי בפעול גישה זו אינה עובדת, ובטח לא לטווח ארוך !
מעבר לעובדה שהפרקטיקה של שליחת מכתב המבקש הנחה נראתה 'אולד סקול', ניתן לעמוד על עוד כמה נקודות חשובות :
- עצם דרישת הנחה חד צדדית, באמצעו של משבר כזה או אחר , הוא מהלך שמנוגד לתהליכי רכש עסקיים שמתמקדים בפיתוח קשרי ספקים משמעותיים ואסטרטגיים.
- כאנשי עסקים (ברכש) אנחנו צריכים תמיד לזכור שספקים קיימים במערכת אקולוגית עסקית עדינה, ועדיף לנהל מהליכים כאלה באחריות.
- זה נכון יש נטייה לחשוב שספקים תלויים בלקוחות, אבל צריך לזכור שגם הלקוחות תלויים בספקים ! זו מערכת אקולוגית גדולה, אם תסחטו ספקים קטנים והתחרות תפחת, העלויות בהכרח יגדלו.
אבל אולי הנקודה החשובה ביותר, היא שבמשלוח מכתב חד צדדי אנחנו בעצם בוחרים לא להשתמש בנשק הכי חזק (ושבו אנחנו הכי מבינים) – "המשא ומתן". כמקצועני רכש אנחנו יודעים שאשפר להשיג את היעדים במשא ומתן שבו נותנים ולוקחים שני הצדדים עד שמגיעים לתוצאה אופטימלית.
חשוב לזכור : 'מכתבים הם עיוורים ואינם מביאים לתוצאה אופטימלי, בני אנוש עם עיניים ואוזניים פקוחות לרווחה, יביאו בהכרח לתוצאה מצרפית גדולה יותר"
מה האלטרנטיבה?
ההצעה הפופולרית ביותר היא להפעיל תהליך של בחינה והערכה להזדמנויות לחיסכון בעלויות, בשותפות עם הספק שלך. זה הופך את זה לתהליך ומשא ומתן מתמשך בין שותפים לאתגר. התוצאה במקרה כזה של עבודה משותפת תביא להוזלת מבנה העלויות של הפסק ובהמש הורדת עלויות ללקוח.
האפשרות אחרת היא לנהל משא ומתן על תנאים טובים יותר בראייה אסטרטגית. לדו' – מי מחזיק את המלאים, אחריות ותיקונים, תנאי תשלום, השקעות כאלה ואחרות, ועוד.
כמקצועני רכש אנחנו לא מסתתרים מאחרי מכתבים, אנחנו פועלים בביטחון ובראייה ארוכת טווח. אנחנו רואים בתפקיד שלנו כאנשי עסקים שמנהלים יחסים מתמשכים עם ספקים אסטרטגיים, תוך ניהול משא ומתן של תן וקח שמביא לתוצאה אופטימלית לשני הצדדים.
ומשפט לסיום, כן אנחנו "חזקים" ולא צריך לנפנף בזה. יש ברשותנו כלים רבים להפעיל אותם ולכן אנחנו לא צריכים לצעוק את המילים האיומות "תן לי כסף או אחרת".
כותב המאמר: ארז לוי, מנכ"ל המרכז הישראלי לרכש